Uma das grandes dificuldades que muitas ONGs enfrentam é a formação da equipe responsável pela captação de recursos. Toda entidade gostaria de contratar profissionais especializados, mas a realidade é que a maioria não dispõe de recursos para isso. Uma ótima solução nesses casos é a utilização do trabalho de voluntários.
Será preciso criar uma dinâmica diferente da que existe quando se trabalha com captadores de recursos profissionais, já que essas pessoas talvez não possam dedicar tanto tempo às atividades, ou não tenham a experiência técnica necessária. Por outro lado, elas têm contatos que podem ser de grande valia. Se estiverem suficientemente envolvidas e motivadas com a causa, podem ajudar bastante na abordagem de um grande número de potenciais doadores.
O planejamento da ação deve ser feito com antecedência, procurando-se buscar respostas para três questões:
- De quantas pessoas dispomos?
- Que atividades elas podem desenvolver e como cada uma pode ajudar?
- Como gerenciar as atividades: envolver, motivar, controlar e reconhecer o trabalho dos participantes
De quantas pessoas dispomos?
Mais que buscar o cadastro de voluntários, é preciso fazer uma profunda análise daqueles com quem podemos realmente contar. Captação de recursos é uma atividade bastante trabalhosa, que exige habilidades específicas, envolvimento e compromisso. É preciso encontrar as pessoas certas. De nada adianta ter um batalhão de voluntários se eles não conseguirem desempenhar satisfatoriamente as atividades propostas.
Que atividades podem desenvolver?
A princípio, qualquer atividade pode ser desenvolvida por voluntários: organização de eventos, elaboração de projetos e propostas, montagem e revisão de orçamentos, organização de malas-diretas, preparação de relatórios de prestação de contas para parceiros e doadores, entre outras.
O ideal é que depois de elaborado o plano de captação – no qual foram pensadas estrategicamente as atividades que devem ser realizadas para a captação de recursos –, a entidade selecione os voluntários para desenvolver o trabalho, identificando-os a partir de suas habilidades, experiências e conhecimentos específicos.
Como gerenciar o trabalho dos voluntários?
Como em qualquer relacionamento de trabalho, existem várias fases que precisam ser planejadas e monitoradas nas atividades de captação. As principais são:
Recrutamento
Esse é o primeiro passo importante. É muito comum que as pessoas se ofereçam como voluntárias em atividades relacionadas à causa, ajudando em atividades de atendimento, dando aulas, desenvolvendo atividades lúdicas e recreativas, entre outras. Com menor freqüência, porém, vemos voluntários que, espontaneamente, se interessam em ajudar em atividades administrativas. Entretanto, é apenas uma questão cultural.
Muitos voluntários, quando enxergam a possibilidade de desenvolver esse tipo de atividade, sentem-se bastante gratificados. Eles sabem que podem executar a tarefa muito bem, como fazem nas empresas para as quais trabalham. Dar essa alternativa àqueles que procuram a sua organização pode ser uma forma muito promissora de começar a identificar voluntários para esse fim.
Treinamento
Por se tratar de uma atividade muito específica, e com a qual a maioria das pessoas teve poucas oportunidades de contato na vida, tende a ser bastante interessante dar aos voluntários um pequeno treinamento. É essencial esclarecer os pontos mais importantes dos projetos para o qual se busca recursos, além de mostrar como deverá ser feito o trabalho de captação (individualmente e em grupo). Pequenas dicas podem contribuir muito com a motivação das pessoas e com o sucesso do trabalho.
Supervisão
Considerando que o voluntário foi selecionado para desempenhar uma tarefa específica, é certo que haverá um detalhamento do que deve ser feito, em que prazo e com que recursos. Se o plano de atividades tiver sido preparado dessa maneira, ficará fácil implantar um sistema de supervisão.
O desenvolvimento prévio do plano de ação, portanto, é a chave para a supervisão do trabalho dos voluntários. Uma boa tática é estabelecer reuniões regulares de acompanhamento. Sempre que planejamos uma atividade composta por várias etapas de trabalho, como um plano de captação de recursos, é fundamental que haja momentos pré-definidos de avaliação do andamento das ações propostas.
Além de ser uma forma justa e clara de cobrar o trabalho de todos os envolvidos – já que cada um sabe o que e quando deve fazer, qual a importância do seu trabalho dentro do todo e qual o impacto de um atraso de sua parte nas tarefas de outras pessoas –, a tendência é que os voluntários entendam as datas como dead lines e que realizem a própria parte até a data do próximo encontro.
A supervisão, portanto, deve ser freqüente e baseada em informações pré-cordadas sobre as atividades a serem realizadas. Isso não significa que atrasos ou contratempos não possam acontecer durante a execução do plano. O supervisor precisa ter a habilidade de reconhecer quais os problemas que levaram ao não-umprimento das atividades acordadas – “corpo mole”, falta de habilidade do voluntário para aquela tarefa, falta de suporte da organização, problemas externos etc. – e avaliar como essa dificuldade será contornada para que o sucesso do plano não seja comprometido.
Avaliação
Uma eficiente metodologia de supervisão já é o começo da avaliação do trabalho dos voluntários. Quando se faz reuniões de acompanhamento com freqüência, constróise, dia após dia, uma avaliação de cada um dos voluntários envolvidos nas atividades de captação de recursos.
De tempos em tempos, é preciso fazer uma análise da situação e definir o que fazer com cada um deles. É possível até mesmo demitir aqueles que não atendam às expectativas e, certamente, deve-se dar reconhecimento aos que desenvolvam um bom trabalho.
Reconhecimento
Essa é uma das etapas mais importantes para a motivação das pessoas no que diz respeito à continuidade do trabalho. O reconhecimento tem como ser simples, feito dentro do próprio grupo, ou pode ser público, em um evento, por exemplo. O essencial é sempre lembrar que muitas pessoas podem ver no reconhecimento a principal motivação para continuar contribuindo e, por isso, essa fase não deve ser negligenciada.
Deve-se, portanto, ter especial atenção com algumas etapas do processo de gestão dos voluntários, para que a ação de captação de recursos seja realmente eficiente. Trabalhar com voluntários – na captação de recursos ou em qualquer outra atividade dentro da entidade – é uma tarefa bastante gratificante e economicamente viável, que precisa ser planejada de maneira detalhada para que se obtenham os resultados desejados.
