Como um consultor externo pode auxiliar uma organização?

Por: Solange Bottaro
13 Dezembro 2021 - 00h00

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Quantas organizações já precisaram contratar um consultor para ajudar a resolver um desafio interno? Será que a organização esgotou todas as oportunidades de resolver seus desafios internamente, antes de buscar o reforço?

Investir no desenvolvimento do time ou passar por um processo de conhecimento e estruturação da organização, muitas vezes, é mais proveitoso do que contratar uma consultoria para fazer tudo do zero.

E, se mesmo assim, a organização ainda precisar contratar uma consultoria, é imprescindível fazer as coisas funcionarem para que o recurso investido tenha seu melhor retorno. E, infelizmente, nem sempre isso acontece.

Então, vamos a um passo a passo para ajudar no processo de ser a melhor organização que vocês podem ser.

1. Planejamento

Planejar é chave. Muitas organizações chegam ao meio do ano sem um direcionamento adequado de onde querem chegar. Sem entender os caminhos que precisam percorrer e quais são os recursos que precisam acessar. O planejamento tem que fazer parte do dia a dia da organização. Tem que haver dedicação e controle, objetivos e metas claras, para que a organização não se perca.

2. Oportunidades

Conheça seu time, identifique potenciais e desafios da equipe, crie uma cultura de colaboração e não de competição, ofereça oportunidades. É muito comum haver talentos escondidos dentro da equipe, pessoas que conseguem engajar e liderar o time em iniciativas, sem exercer um cargo gestor dentro da organização. É importante estar atento, identificar e valorizar esses profissionais.

3. Plano de Desenvolvimento Individual (PDI)

Para um time funcionar de forma harmônica e eficiente, é importante que os componentes deste time estejam bem preparados. Por isso, é muito bom quando podemos ter uma avaliação de cada membro da equipe, com identificação de desafios e potencialidades, além de expectativas e planos futuros. E a partir disso ajudar a pavimentar um caminho de desenvolvimento. Hoje em dia existem boas ferramentas online e formas já comprovadas de conduzir avaliações que buscam trazer o que há de melhor em cada um.

4. Rotação de área

Algo que pode ser identificado ao fazer os PDIs é a busca por mais experiência e conhecimentos em outras áreas de atuação. Havendo a oportunidade, uma forma de manter o interesse e o engajamento da equipe é permitir, dentro das possibilidades, um intercâmbio entre áreas, como por exemplo, uma pessoa da equipe de comunicação fazer uma experiência de 1 mês na área de projetos.

Além de melhorar a visão institucional dos membros da equipe, ao ter vivências diferentes dentro da organização pode-se criar um ambiente de trabalho mais cooperativo e descobrir novos talentos dentro de casa.

5. Plano de Desenvolvimento de Equipe

Olhar para a equipe e seus desafios e potencialidades é importante. A equipe tem metas claras? São oferecidas oportunidades de desenvolvimento? Como a equipe colabora para o avanço da organização? A equipe tem oportunidade de interagir e colaborar com outras equipes da organização? Tudo isso é relevante no processo.

6. Sessões de Aprendizado

Quando um membro de equipe tem algum conhecimento que pode ser compartilhado com o resto do time, cria-se um momento para essa troca. Fazer das sessões de aprendizado um hábito promove a disseminação de conhecimento, a integração do time e a valorização dos colaboradores.

Outra forma de se promover sessões de aprendizado é possuir uma verba para cursos e treinamentos para os membros da equipe – mediante critérios claros e bem definidos – e garantir que estes sejam multiplicadores do conhecimento dentro a organização.

7. Comitês

Para ganhar força e agilidade em pautas desafiadoras da organização invista na criação de comitês executivos para trabalhar áreas específicas, como Comunicação, Gestão e Gente, Captação de Recursos ou outras. O Comitê é um Grupo de Trabalho que ataca questões estratégicas, e para funcionar bem, precisa ter uma governança bem definida, metas e atividades direcionadas.

No Comitê, a organização seleciona um grupo de colaboradores e voluntários e estabelece pontos específicos que devem ser trabalhados. O interessante é ter pessoas do mercado neste comitê para se obter insights de melhores práticas para adaptar para a realidade da organização.

Para garantir o bom funcionamento, as reuniões ocorrem periodicamente, com pautas definidas previamente e direcionamentos. Todos os participantes possuem responsabilidades e estas são apresentadas antes de ingressar no comitê, através de uma carta-convite, com termo de responsabilidade.

8. Benchmark

Quando falamos de melhores práticas, há muitas formas de buscá-las e incorporá-las. Uma delas é fortalecer sua atuação em rede.

Como está a sua rede de parceiros? Você tem o hábito de se relacionar com membros de outras organizações? Como são as trocas entre as organizações?

No Terceiro Setor o hábito de se manter boas relações com outras organizações pode ajudar a identificar soluções para desafios próprios ou gerar a oportunidade de se desenvolver soluções conjuntas.

9. Ainda falta para chegar lá: Vamos contratar uma consultoria!

Ok. Você esgotou todas as suas tentativas e ainda não chegou aonde quer. Neste caso, buscar uma ajuda externa pode ser o melhor para a sua organização. Mas para não jogar dinheiro (e tempo) fora, tem que haver um esforço conjunto. Vamos a algumas das melhores práticas?

10. Processo Seletivo: seja correto

Para selecionar um bom fornecedor, você pode pedir indicações para outras organizações, associações, como a ABCR e a Filantropia ou para sua rede de contatos. Procure conversar com os potenciais fornecedores para ver se eles realmente atuam com o que você está buscando.

Procure entender qual é a experiência do fornecedor, como costuma trabalhar, fale de suas expectativas e peça uma proposta comercial. Não deixe de fornecer as informações necessárias para se construir uma proposta adequada.

Ao selecionar um fornecedor entenda que ao demandar um grande desconto na prestação de serviços, alguns sacrifícios precisam ser feitos para chegar no valor demandado.

IMPORTANTE: Não deixe de dar retorno. Assim como você gostaria de ter retorno de potenciais doadores, os fornecedores também gostariam de ter retorno de quem lhes solicitou uma proposta. Se possível, ofereça um feedback aos que não foram selecionados.

11. A base para um bom trabalho: diagnóstico

Antes de entregar tudo na mão da consultoria e esperar que todos os seus problemas se resolvam, faça uma autoanalise, identifique pontos principais que gostaria de trabalhar, selecione pessoas chave na organização para compor um comitê para trabalhar junto com a consultoria.

O Escopo de trabalho pode ser desenvolvido conjuntamente. Verifique se a proposta da consultoria contempla todos os pontos que a organização quer trabalhar, para não haver surpresas negativas no processo.

É muito comum as organizações contratarem uma consultoria tendo altas expectativas, porém pouca disposição em assumir os riscos e desafios que o trabalho impõe. Portanto, é importante haver uma reflexão sobre o quanto se está disposto a mudar, como sua equipe vai operar durante o trabalho da consultoria, e quais serão os termos de trabalho para conseguir seguir sem muitos obstáculos.

12. Criando um ambiente de colaboração

Uma vez que a contratação tenha sido feita, e os termos de trabalho estejam claros, é hora de fazer o esforço necessário.

O trabalho é um esforço conjunto. E para o trabalho ser bem-sucedido é importante que a equipe da organização esteja ciente do que está por vir. Oferecer um espaço seguro onde os membros do time podem trazer suas ressalvas e expectativas é importante para ajudar a dosar o ritmo do trabalho e calibrar objetivos.

Além disso, este é o momento no qual é possível identificar pessoas que terão maior ou menor facilidade de colaborar com o processo. De qualquer forma, é importante engajar o time. Criar formas de comunicar os avanços ao time e dar espaço para sugestões pode ser um caminho de garantir o engajamento e a colaboração.

13. Flexibilidade é a chave para manter o engajamento em tempos de incerteza

Em todo o processo algo precisa ficar claro: o trabalho é composto e executado por pessoas. E pessoas às vezes falham. Além disso, os cenários mudam: a economia muda, vide o efeito da pandemia da COVID-19, e como tem influenciado as demandas.

Por isso, é preciso haver espaço para rever metas. É preciso assumir perdas para poder colecionar avanços. Pois tudo faz parte do processo do aprendizado.

14. Responsabilidades, Resultados e Transparência

Para avançar é preciso colaborar. Seja com trabalho, com tempo, com informações, com recursos. Se no processo surgem mais barreiras do que pontes, o resultado pode não sair conforme o esperado.

Deve haver espaço para questionamento, porém deve-se lembrar qual foi a razão para a contratação daquela consultoria em primeiro lugar. E nesse cenário, o papel do gestor/líder é fundamental. Ele precisa engajar, liderar, acolher e avançar sempre que necessário.

Além disso, manter tudo o mais organizado possível também é importante: cronogramas, relatórios e sistematização de informação fazem parte do trabalho.

 E por fim: seja transparente! Preste contas dos processos, do uso de recursos, das decisões tomadas para manter a confiança e o engajamento de seus stakeholders.

Atenção: O trabalho nunca termina.

Não é porque o trabalho da Consultoria se encerra que a organização deixa de avançar. Nada de engavetar os aprendizados. Estabeleça uma meta de rever os aprendizados, rever as metas, rever os processos com alguma frequência. Faça bom uso dos recursos investidos e avance!

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