Sistema Público de Escrituração Digital

Por: Ivan Pinto

01 Maio 2009 - 00h00

Quando se fala no Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), as organizações apresentam muitas dúvidas. Entre elas, as seguintes:

O que é o Sped?
A sua instituição está preparada?
O que vem por aí?
O que a sua organização pode fazer para evitar problemas?

Para solucionar essas questões, é importante especificar que o Sped engloba os seguintes itens:

Escrituração Contábil Digital;
Escrituração Financeira;
Livro apuração do Lucro Real;
Escrituração Fiscal Digital;
Central de publicações (central de balanços);
Nota Fiscal Eletrônica;
Conhecimento de transporte eletrônico;
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica.

Sabe-se que várias instituições do Terceiro Setor já receberam a notificação da Receita Federal do Brasil e devem entregar, até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário ao qual se refira a escrituração contábil, a Escrituração Contábil Digital (ECD) através do Sped.

O Sped tem como objetivos principais racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias, padronizar as informações contábeis e fiscais, realizar a fiscalização mais efetiva com cruzamentos de dados e garantir o acesso às informações. Esse sistema foi instituído pelo decreto federal nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007.

As obrigações acessórias estão muito em evidência para as organizações do Terceiro Setor, no qual foram destacadas alterações nas legislações aplicáveis. Um exemplo é a medida provisória nº 446/08, rejeitada em fevereiro de 2009. Por esse motivo, acredita-se que as futuras legislações serão cada vez mais rígidas e controladoras.

Objetivo

O Sped dará à Receita Federal do Brasil pleno acesso a essas informações e, por conseguinte, ao seu cumprimento. Assim, o sistema fará a substituição dos livros-diários, razão e auxiliares da entidade, documentos antes impressos, pelo formato digital determinado pela Receita Federal. A mudança abrangerá os órgãos Federais, Estaduais e municipais.

Os papéis que, por longa data, deram sustentação aos controles contábeis e fiscais, migram para o meio eletrônico em um caminho sem volta para todas as organizações, transformando radicalmente a gestão contábil e outras obrigações acessórias.

Salientamos alguns fatores com a adesão ao Sped:

Após a adesão, não há a possibilidade de retorno ao padrão anterior;
Eventual engano no envio de uma determinada informação ao Fisco não é passível de correção imediata, podendo resultar em autuação;
O Sped traz à tona a forma de atuação (gestão) da entidade, o que traz resultados positivos àquelas que nada têm a esconder: maior transparência, credibilidade e sustentabilidade (comprovação
on-line das gratuidades concedidas).

Como evitar problemas

Ao acompanhar o governo em suas esferas Federal, Estadual e municipal, vemos o pleno desenvolvimento dos seus procedimentos e controles buscando muito mais agilidade e eficiência. Entre esses procedimentos, podem-se citar o Sped e os investimentos constantes em treinamento pessoal.

As organizações também precisam investir e se preparar para essas constantes mudanças. Dessa forma, a grande aliada das entidades nesse processo poderá ser a auditoria externa, que trabalha prevenindo e evitando o acontecimento de falhas e proporcionando a correção de erros em tempo hábil (antes do envio do Sped). A auditoria externa busca e avalia constantemente o sistema contábil e de controles internos. Vale lembrar que o trabalho preventivo proporcionado pelo serviço externo costuma ser um investimento muito mais baixo que os gastos posteriores com a fiscalização e processos judiciais.

Algumas sugestões para as organizações na apresentação da ECD:

Os históricos contábeis devem ser objetivos, descrevendo de maneira clara os fatos ocorridos;
Foco na qualidade dos dados enviados, pois a ECD não é apenas um arquivo magnético e, sim, a escrituração contábil da entidade;
Sistemas unificados: contábeis, folha de pagamento, contas a receber, contas a pagar, patrimônio, setor de compras, estoques etc.;
O sistema da organização deve permitir a validação de informações que antecipem as consistências e os cruzamentos feitos pelo Sped antes do envio das informações.

É importante lembrar que:

A contabilidade da organização é um instrumento de prova e boa fé que trará resultados positivos ou negativos, conforme a sua elaboração. Qualquer falha em sua escritura contábil expõe a instituição em um processo de fiscalização;
O fortalecimento dos sistemas de controle internos e contábeis, aliado a um adequado trabalho de auditoria externa, fará toda a diferença, pois minimizará riscos e proporcionará adequação às informações antes do envio à Receita Federal.

O Projeto Sped é um trabalho contínuo que já sofreu alterações nesses três anos de vigência e estará em constante atualização para atender às necessidades das instituições e do Fisco, fato que resultará em adaptações nas legislações vigentes. A Receita Federal terá à disposição todas essas informações.

Produtos a serem incorporados pelo Sped:

Livros Contábeis
- Diário
- Razão

ISS
- Apuração ISS

Bacen
- Balancetes
- IFT
- Publicações

Central de Balanços
- Demonstrações Contábeis
- Financeiras e Fiscais

CSLL
- Apuração de CSLL

CVM
- ITR
- DFP

PIS/Cofins
- Dacon

IRPJ
- Lalur

ICMS
- Apuração ICMS
- GIA

Susep
- Formulários
- Publicações

Livros Fiscais
- Entradas
- Saídas
- Inventário