Com a criação do Siconv, algumas instituições desenvolveram o setor de convênios, fazendo com que a utilização do sistema seja feita por uma pessoa, a famosa “EUQUIPE”, das pequenas entidades privadas sem fins lucrativos (EPSFL), ou por uma equipe, dependendo do número de convênios que se assina.
Na grande maioria dos casos, este setor fica responsável por pesquisar programas, escrever ou solicitar projetos nas áreas em que pretendam captar recursos e fazer toda gestão do projeto dentro sistema, incluindo sua prestação de contas. A grande falha neste processo é que as pessoas que trabalham com o Siconv não são as mesmas que acompanham os projetos efetivamente, e é aí que surgem os maiores problemas.
Não penso que seja impossível ter uma gestão de qualidade desta forma, mas para que o sucesso exista a comunicação entre os setores ou pessoas envolvidas tem que ser de qualidade, e nada pode ser omitido.
O processo de “EUQUIPE” ou do setor de convênios muitas vezes é demorado, e a alimentação do sistema não acontece no tempo em que as atividades ocorrem, devido à falta de comunicação eficaz.
Neste artigo, quero demonstrar e sugerir a gestão descentralizada. Como muitos que utilizam o sistema sabem, quando cadastramos os usuários no Siconv atribuímos perfis a eles, podendo selecionar quase todos para a mesma pessoa.
Esses perfis determinam o acesso que a pessoa terá no sistema, e podemos atribuir perfis a todos os setores da instituição, fazendo com que cada um que realiza uma determinada atividade possa inserir as informações, sem a necessidade de passar para outro que talvez não tenha o domínio dos dados setorizados.
Por exemplo, quando começa a execução de um plano de trabalho, o primeiro passo é realizar o processo de compra, e quem o faz é o setor de licitação ou de compras. Quando centralizamos as informações, este setor tem que passá-las aos responsáveis pelo sistema, que então irão inseri-las. Já na gestão descentralizada, o próprio setor responsável pela compra informa no sistema todo o processo, conforme ocorrido.
O decreto nº 7.641, de 12 de dezembro de 2011, determinou a criação de novas funcionalidades que são operadas pelo sistema: a “Cotação Prévia de Preços Eletrônica” e a “Ordem Bancária de Transferência Voluntária (OBTV)”.
A cotação prévia de preços pode ser feita por alguém do próprio setor de convênios, porém, operar a OBTV, que é a efetivação dos pagamentos, deve ser responsabilidade do setor financeiro da instituição.
Então, para distribuir perfis e habilitar usuários do sistema, precisamos conhecer as possibilidades e o que cada um poderá executar.
Para conferir as atividades de cada perfil, basta acessar o portal de convênios (www.convenios.gov.br), clicar em “Acesso Restrito”, inserir CPF e senha, clicar em “Cadastros” (irá aparecer uma coluna à direta), em seguida em “Funcionalidade”, selecionar o perfil desejado e outros campos de filtro que achar necessário, e clicar em “Consultar”. O sistema irá retornar com as informações das funções do perfil.
Quanto mais o sistema for operado pelos próprios responsáveis da atividade do projeto, menos falhas teremos na prestação de contas.
É fundamental que cada projeto tenha um “Gestor de Convênio do Convenente” para que tudo possa ser analisado quanto à veracidade das informações inseridas.
Todos os envolvidos com os convênios devem conhecer o sistema como um todo, pois cada informação dentro do Siconv está vinculada à outra já inserida.
Mantenha sua instituição sempre capacitada, assim os recursos virão, e nada, ou quase nada, precisará ser devolvido!
