Provisão de férias e 13° salário

Por: Mauricio Veronese
01 Maio 2004 - 00h00

Como organizar o fluxo de caixa para fazer o pagamento dos funcionários

As organizações sem fins lucrativos, por não terem a preocupação de geração de lucro ou prejuízo, tendem a efetuar um planejamento financeiro-contábil diferente de uma empresa, e muitas vezes deixam de atender alguns princípios contábeis, o que pode afetar suas informações gerenciais, distorcer a tomada de decisões e, ainda, onerar muito um projeto. O resultado disso pode acarretar a falta de dinheiro no caixa, sendo o exemplo mais comum deixar de contabilizar as provisões de férias e 13° salário.

Ao contrário do que muitos pensam, essas duas provisões têm caráter muito mais financeiro que contábil. Para compreender tal afirmação, é necessário entender o que de fato representam essas provisões.

As provisões de férias e 13° salário consistem em uma somatória de valores efetivamente devidos ao colaborador e deverão ser pagas em algum momento dentro de, pelo menos, um ano. Assim, quando a entidade deixa de contabilizar tais custos, financeiramente, ela deixa de considerar uma futura saída certa e líquida de caixa, mesmo que não seja tudo em um único mês.

As grandes questões que envolvem essas provisões são: se o colaborador não vai sair de férias agora, por que considerar esse desembolso no fluxo de caixa programado? Ou ainda: se o 13° salário será pago somente em novembro e dezembro, há necessidade de considerar essa despesa agora?

Imaginemos que, com base nos pagamentos futuros e o balancete contábil, o fluxo de caixa da instituição esteja considerando que, no mês seguinte, apenas três colaboradores sairão de férias. Assim, o financeiro reserva o numerário no caixa suficiente para tal pagamento. No entanto, nos primeiros dias do mês das férias, outros dois colaboradores resolvem pedir demissão. Nesse caso, se o fluxo de caixa não estiver considerando as férias proporcionais dos demissionários, conseqüentemente o caixa ficará descoberto.

O mesmo se aplica ao 13° salário. A primeira parcela deve ser paga em novembro e a segunda em dezembro. Pois bem: ao se considerar que, no caso de demissão, a entidade terá o mesmo problema que o descrito nas férias, nessa provisão há uma outra particularidade, que ocorre quando o colaborador decide gozar férias e recebe o adiantamento do 13° em conjunto. Nesse caso, o fluxo de caixa também ficará descoberto se não houver programação prévia.

As férias e 13° salário são calculados na contabilidade e devem ser considerados pelo financeiro proporcionalmente ao montante devido ao colaborador. Isso significa que nas férias é considerado somente o tempo entre as últimas férias já pagas e o mês que o financeiro está operando. No 13° salário é contado de janeiro até o mês que o financeiro estiver operando.

Para melhor entendimento dos cálculos, analisemos dois exemplos de provisão de férias.

Exemplo 1

Imagine que um colaborador que começou a trabalhar em janeiro de 2004, com um salário mensal de R$ 1.000, sem variáveis, decida tirar férias em 1º de janeiro de 2005.

O financeiro e a contabilidade, a partir da contratação, precisam calcular e considerar mensalmente a provisão segundo a tabela.

Entretanto, se o financeiro e a contabilidade não considerarem tal provisão, a instituição terá de desembolsar o montante de R$ 1.817,29 em 1º de janeiro de 2005, fato que pode impedir outros pagamentos previstos para a mesma data.

Exemplo 2

Agora consideremos que o mesmo colaborador decida pedir demissão em 30 de setembro de 2004, e essa provisão não seja considerada pelo financeiro, e tampouco pela contabilidade. A entidade terá de desembolsar inesperadamente nessa data R$ 1.362,96, o que também pode afetar, nesse caso, outros pagamentos previstos.

Pode-se concluir que, no caso das férias, mesmo tendo um caráter de longo prazo, elas são devidas e muitas vezes não se percebem suas variações, pois o colaborador que tirou férias nesse mês pode já estar com 1/12 avos a receber da entidade, tornando-se cíclico esse processo. Assim, uma vez considerado como passivo, as alterações somente ocorrerão quando houver aumento de salário e nas variáveis.

A exemplo do 13° salário, um desembolso maior ocorrido em março por conta de um adiantamento pode contrapor a um desembolso menor em dezembro, mas deve-se atentar para que a entidade não deixe de ter o passivo com seu respectivo colaborador simplesmente porque foi realizado um adiantamento. O mais prudente seria registrar a provisão pelo valor completo e/ou proporcional no passivo, e o adiantamento contabilizado, no ativo. No final do ano, as duas posições são baixadas.

É importante ressaltar que, quando são pagas variáveis que podem ser de diversos tipos, esses valores também são adicionados na provisão de férias. Logo, o custo do colaborador não se restringe apenas ao seu salário e encargos, mas também às provisões comentadas e às respectivas variáveis que podem alterar substancialmente o cálculo.

Dessa maneira, para desenvolver um novo projeto ou simplesmente controlar o fluxo normal de caixa, o administrador precisa sempre considerar como custo total do colaborador: salário, encargos e provisões devidas, resguardando o próprio fluxo financeiro e evitando pagamentos não planejados.

Ao contrário do que muitos pensam, essas duas provisões têm caráter muito mais financeiro que contábil

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