Plano de ação usando o 5W2H

O quê, Por quê, Onde, Quando, Quem, Como, Quanto?

O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes (em inglês) das diretrizes utilizadas neste processo. No fluxograma acima, é possível ver cada uma delas e o que elas representam.

A ferramenta 5w2h é uma das mais fáceis de ser implementadas e traz grandes benefícios para os gestores de entidades sociais e suas atividades organizacionais. O 5w2h é uma ferramenta simples, mas bastante útil para as organizações, pois elimina – ainda na fase de planejamento – as dúvidas que possam surgir durante a implementação da atividade – seja ela um plano de captação de recursos, um evento ou uma atividade com os beneficiários.

A ausência de dúvidas agiliza as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas diferentes. Afinal, um erro na transmissão de informações pode acarretar diversos prejuízos à ONG, sem contar o atraso que isso pode gerar. Por isso, é preciso ficar atento a essas questões decisivas, e o 5w2h é excelente neste quesito.

What – O que será feito (etapas)

Why – Por que será feito (justificativa)

Where – Onde será feito (local)

When – Quando será feito (tempo)

Who – Por quem será feito (responsabilidade)

How – Como será feito (método)

How much – Quanto custará fazer (custo)

Veja exemplo no Quadro 1:

Fator Crítico de Sucesso

No planejamento também é importante que você utilize o Fator Crítico de Sucesso (FCS).

O conceito de FCS pode ser descrito como condições ou variáveis que, caso não sejam devidamente gerenciadas, podem causar um impacto significativo sobre o sucesso de um planejamento.

É necessário fazer este levantamento, pois devemos saber quais são as variáveis estratégicas que, se forem afetadas por determinados riscos, irão prejudicar as metas e os prazos.

Alguns FCS se relacionam à área de atuação da ONG, outros são específicos da empreitada, outros se referem a riscos externos – longo período de chuvas, por exemplo.

Um FCS pode ser desdobrado em diversas ramificações, mas geralmente devemos definir poucos fatores críticos, isto é, 10 ou 12 no máximo.

Para cada FCS devemos dar uma ou duas possíveis soluções – o que podemos chamar de “Planos B e C”.

Usando o exemplo de planejamento acima, vamos analisar possíveis FCS (Quadro 2):

O claro entendimento dos FCS é primordial para que a área que irá gerenciar o projeto, assim como o supervisor responsável, possam trabalhar com as ameaças que irão influenciar diretamente as metas e prazos. Tendo Planos B e C já aprovados pela diretoria da entidade, caso algum FCS de fato aconteça, os envolvidos já poderão direcionar o andamento das coisas sem prejudicar o trabalho, nem os prazos.

Sempre digo que somente nesse momento – o de se criar o FCS de um planejamento – os gestores devem ser pessimistas ao extremo. Assim, eles conseguirão imaginar todo tipo de ameaça que pode existir no caminho daquele projeto e, com antecedência, criar os “Planos B e C”.

Daí, assim que dermos o pontapé inicial, deixemos o pessimismo de lado e sejamos confiantes de que nenhum FCS interpelará nossos objetivos. Afinal, como a Lei de Murphy diz: Pneu de carro só fura quando estamos sem estepe!