Monitoramento E Acompanhamento De Resultados Contábeis

A Contabilidade é uma ferramenta indispensável para os gestores traduzirem em números todas as atividades executadas pelas organizações do Terceiro Setor. A seguir, serão apresentados alguns procedimentos que devem ser observados pelos gestores, que não necessitam profundos conhecimentos contábeis, mas que precisam conseguir examinar o resultado contábil e entender se o que foi contabilizado no projeto está correto, e, ainda, analisar se falta entregar ou gastar o recurso irrestrito.

Tendo essa percepção, qualquer prestação de contas ou declaração que venha a ser criada, os gestores terão condições de avaliar a veracidade contábeis e questionar o profissional de Contabilidade, quando necessário.

1º Passo: Contratação De Contador Especializado

Quando há a contratação de uma contabilidade externa, deve-se solicitar a proposta da oferta de serviços ao profissional de Contabilidade, contendo todos os detalhes de especificação, bem como o valor dos honorários, as condições de pagamento, o prazo de duração da prestação de serviços e outros elementos inerentes ao contrato. Essa proposta, quando aceita, pode ser transformada em contrato de prestação de serviços. O contrato tem a finalidade de comprovar os limites e a extensão da responsabilidade técnica, permitindo a segurança das partes e o desempenho regular das obrigações assumidas. É importante que o profissional de Contabilidade seja especializado em Terceiro Setor, tendo em vista as particularidades desse segmento.

2º Passo: Estruturação Do Plano De Contas

A entidade e o contador devem estruturar o plano de contas juntos, de acordo com as necessidades da organização e de modo a evidenciar as contas o mais detalhadamente possível. É por meio desse plano que serão gerados os relatórios e livros contábeis. Um plano de contas mal estruturado não demonstrará resultados contábeis adequados às necessidades da entidade.

3º Passo: Calendário E Definição Das Responsabilidades Das Partes

Cabe à entidade e ao contador estabelecer um calendário anual de fechamentos mensais, para geração das informações contábeis e financeiras, inclusive identificando as responsabilidades de ambas as partes. No caso, a entidade deve se preocupar mensalmente em:

• entre eles: documentos fiscais, comprovantes de pagamento, recibos de doação, extratos bancários, contratos, convênios, relatório de trabalho voluntário etc.;
• identificar claramente as transações em cada um dos documentos para a correta classificação contábil;
• identificar a que projeto se refere cada documento, de forma segregada, para que o lançamento contábil se dê no centro de custos correto, obedecendo à segregação dos registros por atividade e/ou projeto – uma sugestão é utilizar um carimbo para identificar cada documento.

E o contador deve comprometer-se a:

• observar os princípios fundamentais de contabilidade e as Normas Brasileiras de Contabilidade;
• entregar balancetes mensais no prazo determinado, bem como as demais demonstrações contábeis para que a contabilidade seja utilizada como uma ferramenta de gestão, como controle de atividades e desempenho da entidade. A prestação de contas deve estar espelhada no resultado contábil e não no controle financeiro da entidade. Assim, é imprescindível que os balancetes sejam apresentados mensalmente à entidade.

Para acompanhamento mensal, a organização social deve estabelecer reuniões para analisar as conciliações bancárias com o departamento de prestação de contas, o resultado contábil e a comparação do orçado com o realizado. O contador deve estar presente em algumas reuniões durante o ano para apresentar os resultados contábeis e as eventuais divergências, que serão avaliados, discutidos e, algumas vezes, revisados em função de alterações operacionais e estratégicas, visando à melhoria contínua dos processos e ao aprimoramento da sustentabilidade econômico-financeira da entidade.

4º Passo: O Que Os Gestores Devem Analisar?

Ao receber o balancete mensal, os gestores devem conciliar o resultado financeiro com o resultado contábil por meio do Balancete de Verificação, lembrando que, independentemente dos diversos controles em planilhas ou outros que a entidade possua, elas sempre devem ser iguais ao que consta na contabilidade.

O contador deve estabelecer uma data para a entrega de todas as Demonstrações Contábeis do período encerrado para a organização, que deverá providenciar a publicação do seu Relatório de Atividades, bem como os resultados contábeis.

Recentemente, as isenções fiscais concedidas às Organizações da Sociedade Civil passaram a ser alvo de discussão devido à necessidade do governo aumentar a arrecadação. Contudo, independentemente dessa discussão chegar ao fim, as entidades devem continuar prestando contas de suas atividades de modo transparente para a sociedade, bem como para continuarem sendo agraciadas pelo Cebas, ou mesmo para celebrar termos de colaboração e de fomento com órgãos públicos.

REFERÊNCIAS
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