Processos Administrativos Fiscais

Falta de documentos comprobatórios pode gerar processos às organizações do Terceiro Setor

A área de contabilidade das organizações do Terceiro Setor é dinâmica e exige o manuseio de documentos contábeis, tendo, porém, a necessidade de arquivamento adequado e constante, para que não se percam importantes comprovações em processos administrativos fiscais. A papelada é muito importante e deve ser cuidadosamente produzida pelo contribuinte. Por intermédio da prova, o julgador forma sua convicção a favor ou contra as organizações do Terceiro Setor, já que é possível transformar uma argumentação sem prova em uma acusação vaga.

Podemos exemplificar um caso em que um contribuinte declara na sua contestação que não é devedor do tributo, pois já o saldou, no entanto, não apresenta no componente impugnatória cópia do protocolo de recolhimento. Aqui, o argumento torna-se inválido, afinal, não está devidamente demonstrado. Por isso, é fundamental que as provas sejam consideradas.

A documentação, o que podemos chamar de produção de provas importantes e conclusivas, deve ser acumulada pelo contribuinte na ocasião da realização de diversos atos jurídicos, como negociações de compra ou venda, entre outros. A comprovação ou prova nada mais é do que um documento hábil, aquele que é aceito pelo fisco, que suporta o lançamento contábil. O mau arquivamento por departamentos ou empresas terceirizadas responsáveis pela contabilidade das organizações do Terceiro Setor pode levar muitas vezes à apresentação de documentos parcialmente hábeis, informações avaliadas como não hábeis ou inválidas, como pedidos, canhotos ou rascunhos sem identificação.

O que normalmente acontece é o contador solicitar os documentos necessários, mas como a rotina de negócios das organizações do Terceiro Setor é dinâmica, envolvendo inúmeras negociações diárias, a preocupação com a documentação anterior é postergada, o que compromete o trabalho contábil, que acaba optando por lançamentos feitos sem a documentação necessária. Essa situação fica ainda pior com o passar do tempo, quando funcionários, sócios e até mesmo o contador são substituídos. Nessa trajetória, muitos documentos podem se perder, e a ausência é sentida apenas quando há solicitação pelo fiscal, quase cinco anos depois da data em que deveriam ter sido emitidos.

Com tanto tempo passado, a busca pela papelada pode ser inútil, pois se pode não encontrar mais um fornecedor, por exemplo, que vendeu ou simplesmente fechou a organização. Uma empresa que deixou de ser fornecedora já não é mais parceira e não se interessará em ajudar na busca por documentos.

São coisas indesejáveis que, infelizmente, podem acontecer nas organizações do Terceiro Setor. Essa cultura de postergar e de não dar a devida importância a determinados trâmites burocráticos existe, e muitos administradores ainda acreditam que não é necessário manter toda a documentação em ordem.

Documentos Necessários à Contabilidade

Há três tipos de documentos necessários no manuseio da contabilidade: permanentes, intermediários e correntes. Os permanentes e intermediários são consultados com uma finalidade específica, e isso poderá ser feito por uma empresa especializada em organizar arquivos. Já os correntes costumam ficar nas organizações do Terceiro Setor, mas, se a contabilidade for terceirizada, ela ficará com os documentos correntes por um período mínimo de um ano. Após 12 meses, todos os documentos são enviados para as organizações do Terceiro Setor (cliente) novamente, então o ideal é enviá-los também para a empresa terceirizada de organização de documentos, evitando, assim, a ausência de provas, quando necessário.

Alguns documentos precisam ser guardados em papel por dez anos, como é o caso dos comprovantes de pagamentos de salários e adiantamentos; outros por seis anos, como os extratos de conta-corrente; e alguns por cinco anos, como os comprovantes de pagamento de impostos, as notas fiscais de entrada e de serviços, os recibos de despesas, o controle de estoque anual, o pagamento de fornecedores, o movimento fiscal, os recibos de operações financeiras e os extratos de cobrança bancária, de resumos de aplicações financeiras e de movimentação com cartões.

Esses são os documentos básicos de contabilidade, e a lista de documentos e prazos a serem guardados é muito maior. As multas para a não apresentação dos documentos variam de R$ 170 até R$ 500 por funcionário, dobrando de valor em caso de reincidência.

Assim, os governos estadual, federal e municipal fiscalizam a lisura da empresa, visto que toda essa documentação presume arrecadação. Ou seja, todos os lançamentos contábeis precisam de comprovantes hábeis ou provas, que são os documentos, sejam de receitas, despesas ou variação patrimonial, que comprovam os lançamentos contábeis. É importante salientar que qualquer fragilidade pode expor a organização em um processo de fiscalização.

Por isso, hoje se torna fundamental a contratação de uma empresa terceirizada para a organização e o arquivamento de documentos, seja para trabalho interno na entidade, seja externo, pois infelizmente a lei ainda não permite a sua comprovação digital, apesar de todo o avanço tecnológico e de informática da atualidade.