Público seleto, ações diferenciadas

Promover eventos – em especial aqueles voltados à alta sociedade – é uma das maneiras mais atraentes e eficazes encontradas pelas entidades do Terceiro Setor para manter o funcionamento de suas ações

Independentemente da causa defendida ou do porte da entidade, um dos principais objetivos (e maiores desafios) das instituições do Terceiro Setor é dispor de capital suficiente para manter suas atividades e seus projetos em andamento. Contudo, diversas vezes, esses recursos não estão disponíveis no momento em que mais se precisa deles.
Para tentar fugir dessa limitação de recursos (humanos, materiais e financeiros, principalmente), muitas entidades recorrem à realização de eventos como meio de mobilizar os recursos necessários à continuidade de suas atividades.
Bazares beneficentes, bingos, chás da tarde, entre outras tantas possibilidades, são as modalidades mais comuns. No entanto, existe um nicho que ainda é pouco explorado no Brasil: os eventos voltados à alta sociedade.

Nicho bastante rentável

Enquanto a grande maioria das instituições do Terceiro Setor demanda recursos de fontes tradicionais, como governo ou projetos de geração de renda, um grupo ainda pequeno de entidades encontrou nos eventos direcionados à alta sociedade uma maneira interessante de captação que auxilia, também, na divulgação da entidade e de suas ações.
Esses eventos visam reunir pessoas de elevado poder aquisitivo e, evidentemente, aquelas que estão dispostas a colocar a mão no bolso para fazer algo por aqueles que, por alguma razão, não tiverem as mesmas oportunidades na vida.
No entanto, não basta apenas ter disposição e boa vontade para organizar um evento. É preciso planejar cautelosamente cada passo desse projeto, desde os objetivos da ação até quem será o público-alvo.

Orientações gerais

Entidades sociais de grande porte geralmente contam com o auxílio de uma equipe ou empresa especializada em organização de eventos. No entanto, isso ainda não é uma realidade para a maioria das instituições do Terceiro Setor brasileiro.
Pensando mais especificamente nestas últimas, a Revista Filantropia preparou uma série de dicas com o objetivo de orientar o processo da organização de um evento. Mais adiante, veremos como agir no caso de eventos para a alta sociedade.

Por onde começar

Como mencionado anteriormente, hoje em dia organizar um evento beneficente é uma boa alternativa para instituições arrecadarem recursos financeiros e, assim, ajudar a manter suas atividades, ajudando a quem precisa. Porém, é fundamental ter cuidado para planejar um evento adequadamente.
Organizar uma atividade deste porte é um processo que requer muito planejamento. Muito mesmo.
Este é o momento em que a entidade deve definir o que pretende com o evento, solicitar orçamentos, verificar datas e horários, fazer a seleção e a reserva do local onde o evento ocorrerá, fazer a coordenação do transporte e do estacionamento, entre tantas outras etapas.
“O primeiro passo é montar uma equipe que esteja disposta a ajudar e fazer acontecer o evento”, afirma Natalia Vasca, da Eventioz, plataforma on-line de gerenciamento de eventos. “É preciso fazer uma reunião, juntar as ideias de todos os envolvidos, criar um cronograma de ações e planejar os detalhes para evitar imprevistos”, lembra.
Natalia destaca ainda que é importante estar atento aos orçamentos e possíveis despesas. “É primordial lembrar que o foco principal de um evento beneficente é arrecadar fundos, portanto, faça um orçamento de custos preciso, calcule corretamente o que você necessita, crie planilhas com todos os gastos e receitas para a produção do evento e gerencie bem o valor investido”.

Passo a passo

A seguir, apresentaremos um passo a passo simplificado, indicando as principais etapas a serem seguidas.

• Equipe è A primeira etapa – e uma das mais importantes – na organização de um evento é a mobilização das pessoas (funcionários ou voluntários) que estarão envolvidas na execução das atividades necessárias à implantação do mesmo. É preciso selecionar pessoas que tenham capacidade e disponibilidade para assumir as tarefas que lhes serão designadas, além de afinidade com a causa a ser apoiada pela ação.
• Capacidade de sua organização è O mais indicado é que a entidade comece a planejar eventos de pequeno porte para, aos poucos, aprender o processo mais adequado, mesmo que estes não rendam muitos recursos em princípio. A experiência que a organização vai adquirindo é muito importante para que futuros (e maiores) eventos sejam bem-sucedidos. Se a organização tem uma boa estrutura e conta com a participação de voluntários, é possível pensar, desde o início, em eventos de maior complexidade operacional.
• Formato do evento è Tendo a equipe formada, é necessário pensar no tipo de evento beneficente que a entidade planejará. Essa etapa deve levar em consideração a mão de obra e o financiamento disponível durante o processo. O sucesso de um evento especial é dependente do estabelecimento de metas atingíveis. Se muitos voluntários estão disponíveis, um evento maior, como um torneio esportivo, demanda o pensamento que se pode considerar viável.
• Tempo e localização è Certifique-se de permitir que a abundância de tempo para o evento seja suficiente. Em geral, pequenas festas e encontros podem ser organizados em apenas três meses, ao passo que grandes eventos exigem no mínimo nove meses para se planejar de maneira adequada. Em termos de localização, tende a ser mais fácil e menos oneroso para eventos menores encontrar uma “casa” (leilões silenciosos no salão social da igreja, por exemplo), enquanto outros tipos precisam de mais planejamento. A maioria das cidades tem variedade de hotéis, restaurantes, centros comerciais e outros locais especiais e disponíveis para almoços, jantares, grandes festas e cerimônias.
• Tema è Qualquer planejador especialista sabe que os melhores eventos são “amarrados” com um tema. Para eventos beneficentes, em particular, a identificação e incorporação de um tema é fácil. A angariação de fundos para a biblioteca das crianças locais, por exemplo, pode se gabar de ser um tema relacionado com clássicos da literatura infantil.
• Divisão de tarefas e engajamento è Antes do dia do evento, todos os envolvidos devem estar cientes de suas responsabilidades, como arrumar as toalhas de mesa, confirmar presença de convidados e recepcionar os oradores/palestrantes, por exemplo. É necessário que todos tenham o sentimento de que se envolver em um evento pode ser um relacionamento benéfico.
• Planejamento è O evento deve ser planejado com antecedência e de forma completa. Nunca pressuponha nada e esteja atento a cada detalhe. Tente pensar nas possíveis contingências e em como as dificuldades serão contornadas quando ocorrerem, a fim de evitar que seja despendido um grande esforço na organização e o resultado do evento não seja satisfatório. Dependendo do formato de evento desejado (festa, jantar, show, entre outras possibilidades), deverão ser incluídas algumas ou todas as atividades seguintes: desenvolvimento do tema ou assunto para o evento, provimento de oradores/palestrantes e possíveis substitutos, apoio à coordenação local (como eletricidade e outros utilitários), decoração do espaço (mesas, cadeiras, tendas), segurança, alimentação, policiamento, bombeiros, banheiros portáteis, estacionamento, sinalização, planos de emergência e profissionais de saúde e limpeza.
• Público-alvo è Enquanto se planeja o formato adequado do evento, é primordial pensar a qual público este será destinado — doadores esporádicos, empresas de diversos portes, grandes empresários, membros da alta sociedade etc. É a partir da definição de formato e público que se pode ter uma real noção dos custos envolvidos.
• Orçamento è É fundamental saber de antemão quais serão os custos envolvidos na elaboração do evento e qual é o retorno que se espera ter com a sua realização. Mesmo que o evento tenha como objetivo captar recursos para a organização, é muito provável que seja necessário fazer algum investimento para a sua implantação. Por exemplo: uma organização que esteja planejando uma grande festa beneficente precisará locar um espaço, comprar alimentos e bebidas, entre outros custos.
• Controle sua arrecadação financeira è Monte uma planilha de controle de gastos e receitas. Conforme o tipo de evento organizado, é possível que existam várias fontes de entrada de dinheiro (venda de convites, venda de alimentos e bebidas durante o evento, patrocínios de atividades etc.). É importante controlar todas estas fontes, não apenas para evitar desvios de dinheiro, mas também para que se possam analisar, no futuro, quais foram as fontes de recursos mais eficientes e, consequentemente, planejar melhor os resultados das próximas edições do evento.
• Patrocinadores e apoiadores è Para auxiliar na realização do evento e na redução das despesas — contribuindo para um melhor resultado ao término do mesmo —, vale a pena a entidade social buscar patrocinadores e parceiros. Para isso, é essencial ser transparente a respeito de qual é a causa principal do evento, o porquê de realizá-lo e como os recursos obtidos desses parceiros serão empregados.
• Elaboração de plano de ação è O instrumento básico para o gerenciamento de um evento deve ser o cronograma de ações. Nele estarão todas as informações referentes ao evento: quais as atividades necessárias, quem são os responsáveis por cada uma delas, em que ordem as ações devem ocorrer, quais os prazos para cada etapa etc.
• Plano de comunicação / divulgação è Um dos resultados paralelos mais importantes de um evento é a divulgação. Além do retorno financeiro que o evento pode ter, ele pode ser uma ferramenta muito útil na veiculação e apresentação das atividades realizadas pela organização, pode ajudar a trazer novos parceiros e a aproximar pessoas que, posteriormente, poderão trabalhar como voluntárias, ou ajudar no desenvolvimento das atividades de diversas maneiras.

Alta sociedade

Especialistas em organização de eventos sociais afirmam que todo evento deve ser visto sob três aspectos: arrecadação de fundos, divulgação da organização e aproximação de pessoas-chave para trabalhos futuros.
Ao promover um evento focado na alta sociedade, é essencial que se tenha em mente esses aspectos, pois, se bem trabalhado, o evento pode render resultados bastante positivos em todos eles.
Trabalhar com um público tão específico quanto este demanda uma série de cuidados, como:

• Seleção criteriosa de convidados è Quem, de fato, vale a pena ser convidado, considerando questões como engajamento em obras sociais e filantrópicas, hábitos de doações e participações em eventos semelhantes.
• Local do evento è Qual o local mais adequado à realização do evento? Afinal, não é possível pensar em um evento voltado a esse público sem considerar sua realização em locais compatíveis com seus hábitos e costumes, ou, então, em locais relacionados à própria associação ou sua atuação.
• Tipo de evento è Nada impede que um evento voltado a esse público siga o modelo tradicional de evento beneficente, como jantares, bingos e bazares. No entanto, para torná-lo atraente a este público específico, a organização social deve adotar alguns cuidados quanto os produtos e serviços que serão ofertados no caso de bingos, por exemplo. Para obter o retorno desejado, é preciso pensar grande e oferecer produtos que realmente despertem o interesse de seu público-alvo. Brindes e produtos comuns podem não ser muito atraentes.
• Relacionamento è Não basta preparar uma relação gigantesca de convidados, colocá-los em um determinado ambiente e deixar as coisas acontecerem por conta própria. Além da tão comentada organização/planejamento, os envolvidos no evento — em especial dirigentes da instituição e pessoas responsáveis pelo planejamento — devem buscar manter contato direto com seus convidados. Não apenas por uma questão de gentileza e educação, fato de suma importância, mas também como forma de estreitar relacionamento, aproximar esses doadores em potencial da instituição e de seus projetos e, também incentivá-los a se envolver na obra e tornarem-se divulgadores espontâneos.

Exemplos de sucesso

Em 2013, a Associação de Pais e Amigos de Excepcionais (Apae-SP) promoveu a 6ª edição de seu leilão de vinhos. O evento, que contou com a presença de cerca de 500 empresários e personalidades que apoiam a causa, reuniu rótulos diferenciados e reverenciados que foram leiloados para arrecadar recursos aos projetos da instituição, que beneficiam milhares de pessoas com deficiência mental.
Trata-se de uma receita importante para a manutenção de seus projetos. A Apae arrecadou nos anos de 2011 e 2012, com os leilões de vinhos, R$ 2,5 milhões. Em 2013, a associação conseguiu angariar R$ 1 milhão, com a venda de 64 lotes, com mais de 120 garrafas. Entre os vinhos leiloados estavam: o francês Petrus (1993), que alcançou o montante de R$ 17 mil; Château de Rothschild (1976) e Château Cheval Blanc (1961), além de raridades como Vega Sicilia e Château Lafite Rothschild.
“Com o resultado do 6º Leilão, pretendemos investir na Cozinha Especial, que desenvolve alimentos especiais para pessoas com doenças metabólicas, e no Serviço de Qualificação e Inclusão Profissional da Organização”, explica Cássio Clemente, idealizador do evento e diretor-presidente da APAE-SP. “É uma honra realizar este evento voltado para que ações de prevenção e inclusão social da pessoa com Deficiência Intelectual sejam concretizadas”.
Há alguns anos, a Make-A-Wish Brasil realiza seu jantar de gala. Durante o evento, que na edição de 2013 contou com a participação de Rodrigo Faro e Tiago Abravanel, foram leiloados itens como viagens, gourmet, produtos e “experiências extraordinárias”. Com o montante arrecado, a fundação pôde tornar real 150 sonhos.
Outra iniciativa bem sucedida é Les Chefs & Décors, promovido pelo Projeto Velho Amigo e que já faz parte do calendário da alta sociedade paulistana. O evento reúne os mais requisitados decoradores da capital, com seus espaços criados exclusivamente para receber os quitutes e iguarias de aclamados chefs de São Paulo. O evento conta com a harmonização das especialidades servidas com as melhores safras de vinhos. Toda a verba arrecadada é integralmente revertida às casas de longa permanência credenciadas
no Projeto.