Gerenciamento & Planejamento

Por: Ricardo Falcão
01 Fevereiro 2006 - 00h00


O Planejamento estratégico é composto por 5 etapas:

1 Definição do plano
Projetar todo o processo para ajustá-lo às
circunstâncias particulares de sua instituição,
suas capacidades, necessidades e recursos.
A palavra chave é o equilíbrio entre:

A Qualidade
B Prazo
C Recurso
D Beneficiário

2 Definição do contexto estratégico
A Valores – Princípios que guiam a
instituição.
B Missão – É o que a instituição faz, para
quem faz e como faz.
C Visão – Onde quero estar em 1, 3 e 5
anos?

3 Análise do ambiente externo e interno
e identificação e seleção das questões
estratégicas

Identificar pontos fortes e fracos da
instituição com base nos ambientes interno
e externo.

4 Desenvolvimento de projetos de
estratégia de mudança

Definir a estrutura organizacional mais
adequada e seus gerentes.
Definir responsabilidades sobre pontos
fracos e visões.
Implementação de projetos de estratégia
de mudança.

5 Planejar, implementar e acompanhar
os projetos de mudança

Determinar metas e prazos.

O maior erro das micro e pequenas instituições é, sem dúvida, o gerenciamento. O segundo é achar que o problema é apenas financeiro. Gastar mensalmente mais do que se ganha, não ter recursos para investir e crescer não são problemas financeiros, mas de gestão.

É bastante comum encontrar nas instituições profissionais capacitados nas atividades “fim” e não nas atividades “meio”, entre elas o gerenciamento. Há técnicos que por sua competência são promovidos a gerente, o que muitas vezes resulta na perda de um excelente técnico e no ganho de um péssimo gerente, pois são atividades diferentes.

Pode-se nascer com o perfil de gerente, mas não se nasce gerente. Uma das características do gerente é não ter medo de tomar decisões, pois sabe que uma escolha errada é melhor que nenhuma. Ele é o responsável e, como tal, pode partilhar a tomada de decisão, mas nunca o ônus desta.

O poder

 Estrutura de poder existe em todos os lugares e tende a aparecer em uma instituição na forma de hierarquia. O poder não é bom nem mau, mas a maneira como é exercido sim. Tudo é ruim na mão de alguém despreparado, principalmente o poder. Não adianta dividi-lo, porque enquanto o planejamento é coletivo, a execução é individual.

Gerenciamento se faz primeiro com um sistema de informações eficiente e eficaz, ou seja, um sistema rápido e preciso. Quanto mais rápido a informação é recebida, mais tempo há para a tomada de decisão. E quanto mais precisa ela for, maiores são as chances de se tomar a decisão correta.

A boa administração de pessoal é colocar a pessoa certa no lugar certo. Para isso, é preciso conhecer as pessoas e saber o que se quer delas. Deve-se lembrar sempre que responsabilidade e autoridade andam juntas, na mesma proporção.

A ação

Existem duas maneiras de crescer em uma instituição. Uma pessoa pode se desenvolver como técnico ou gerente. O importante é ter em mente que quanto mais se sobe na hierarquia institucional, mais se afasta do trabalho técnico.

Um espírito de liderança nato não é suficiente para se desempenhar um trabalho gerencial de qualidade, é preciso capacitação. O principal instrumento gerencial é o planejamento, pois é ele que mantém o foco nos objetivos.

Um dos erros mais comuns ao se realizar o planejamento é a não-participação de toda a instituição. Planejamento é uma atividade coletiva e suas decisões são fruto do consenso. Assim, deve ser feito por grupos hierárquicos, uma vez que é muito difícil chegar ao consenso com um número grande de participantes.

O resultado final do planejamento estratégico dará subsídios para que cada gerente elabore o plano de ação para sua área. Para tanto,  é fundamental a utilização de um facilitador, a fim de se evitar a imposição do consenso pelos hierarquicamente superiores.

Resumindo, o planejamento é o ponto de partida de qualquer atividade, pois é nele que determinamos onde estamos, aonde queremos chegar e como chegaremos lá.

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