Embora muitas empresas tenham como prática negociar o período de férias com seus empregados, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina que são os empregadores que decidem o período de férias coletivas. Para tanto, os patrões precisam comunicar oficialmente o período com, no mínimo, 15 dias de antecedência – e por escrito – ao trabalhador, ao sindicato que representa a categoria e à unidade mais próxima do Ministério do Trabalho. O empregador também precisa afixar avisos em locais onde possam ser lidos com facilidade. As férias coletivas podem ocorrer a qualquer tempo, desde que respeitado o prazo para a comunicação oficial e a duração, que deve ser de, no mínimo, dez dias corridos. Importante salientar que as férias coletivas são descontadas do período total de férias do trabalhador – 30 dias de férias após cada período de 12 meses de trabalho.
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