10 Princípios para Organizar-se

Muitos acham que a captação de recursos para entidades do Terceiro Setor acontece antes da criação dos controles financeiros, já que não vêem necessidade de se preocupar em administrar recursos, sem primeiro os ter. Na verdade, pensam de forma errada. Na captação de recursos deve-se demonstrar seriedade e provar que a instituição saberá administrar o capital.

Depois de implantados, os controles financeiros não podem ser abandonados à própria sorte, pois correm o risco de degradar-se e, com isso, perder instantaneamente todo o trabalho executado nas fases ante­riores. As organizações são dinâmicas, a economia é dinâmica, as pessoas são di­nâ­micas. E é por causa disso que processos mal implantados, (ou até mesmo implantados corretamente, mas sem gerência efetiva pós-implantação), rapidamente se tornam desorganizados e consumidores descontrolados de recursos de todos os gêneros.

Necessita-se combater todas as situações que façam os custos saírem do domínio, como gastos excessivos resul­tantes em situações de desequilíbrio. Para tanto, os custos do “produto” da entidade não devem ultrapassar o valor que está agregando ao bem ou ao serviço originado.

Para se produzir bens ou serviços a baixo custo, com valor e qualidade, é preciso trabalhar dentro de proces­sos organizados de ne­gócio, porque so­mente dessa maneira se tem condições de garantir às pessoas o conhecimento sobre o que fazer, de que forma, para quem e quando deve ser feito.

Por isso, em cada atividade, devem-se controlar no mínimo os seguintes custos:

• Mão-de-obra: custos diretos (salários e despesas que incidirem na folha de pagamento) e indiretos (quaisquer outros, como com treinamentos, viagens etc.);
  
• Insumos diretos: tudo o que a atividade tenha de “gastar”, “consumir”, para poder produzir aquilo que precisa;
  
• Insumos indiretos: tudo o que for gasto indiretamente pela atividade para poder produzir aquilo que precisa;
  
• Hardware: custos de depreciação + custos de manutenção dos equi­pamentos que a atividade utiliza;
  
• Software: custos de manutenção dos softwares de que a atividade faz uso (incluir gastos com especialistas).
  

É claro que existem muitas outras formas de controle, mas já será de grande ganho quando a organização souber o mínimo que gasta para cumprir sua função.

Pessoas desorganizadas tendem a menosprezar os controles, não importa quais sejam; contudo, sem eles, torna-se impossível gerenciar qualquer tipo de instituição. Muitas vezes, a resistência em adotá-los parte da ignorância sobre para que servem, como criá-los e como fazer uso deles para obter melhores resultados.

Os métodos simples de controle são melhores que nenhum e sua sofisticação depende da utilização: aos poucos, vão sendo aprimorados e permitirão, conseqüentemente, que a instituição gaste bem os recursos que tem.