Construindo o Melhor Conselho Para Sua Organização

Tenho abordado, em uma série de artigos publicados na Revista Filantropia, a governança das organizações da sociedade civil e o quão importante é estar atento ao tema. Sem uma governança apropriada, a organização corre grande risco de deixar de priorizar sua missão, desperdiçando energia ao precisar corrigir problemas de gestão. A isso damos o nome de ineficiência.

Neste artigo, concluo a sequência de reflexões, abordando os Conselhos e dando dicas de como as organizações podem construí-los para que sejam os grandes condutores da organização, estimulando seu desenvolvimento e, inclusive, promovendo a captação de recursos.

Já vimos na edição nº 79 a definição de Conselho, mas nunca é demais relembrar: Conselho é o órgão que detém as atribuições que não são exclusivas das Assembleias Gerais, sendo formados para garantir uma instância de deliberação interna que não dependa da Assembleia, de modo a permitir que as organizações tenham agilidade na tomada de decisões estratégicas. Em muitas das entidades, é o que chamamos de Diretoria, voluntária e deliberativa, e naquelas que já migraram para uma estrutura mais moderna, são os Conselhos de Administração, Conselhos de Governança ou Conselho Deliberativo.

Também já discutimos as responsabilidades de um Conselho, na edição nº 80, por isso não vamos repeti-las. Este artigo, porém, vai um pouco mais além e aborda um aspecto fundamental desse órgão tão estratégico: o conselheiro.

São os conselheiros que compõem o Conselho. Ok, a afirmação é óbvia e redundante. Porém, o que não é óbvio é como constituí-lo da melhor maneira e garantir que este seja efetivo.

Uma característica importante que um Conselho deve ter, por exemplo, é não querer ser executivo: é a equipe remunerada da organização que executa o trabalho, e o Conselho assume o papel deliberativo, definindo as estratégias e monitorando sua implementação. Não é incomum, contudo, vermos conselheiros – ou diretores voluntários – quererem participar do cotidiano das organizações, inclusive em decisões operacionais. Isso também gera ineficiência.

Aliás, nos casos em que as organizações não têm ainda sequer um único funcionário remunerado, será do Conselho a responsabilidade de fazer isso se tornar realidade, dentro de um planejamento. Uma organização sem equipe (sem staff) não é uma organização com uma gestão profissional.

Os Conselhos também devem ter mandatos definidos para seus conselheiros, de preferência não superior a três anos. É possível prever a reeleição de conselheiros; talvez até seja o ideal para proporcionar continuidade na gestão, mas não por mais de um período consecutivo, garantindo, assim, que sempre haja renovação e novas ideias. Uma boa prática de gestão, nesse caso, são Conselhos com mandatos alternados, em que nunca todos são substituídos ao mesmo tempo; há um revezamento.

No Conselho, cada um dos seus membros precisa compreender seu papel e as suas responsabilidades na liderança da organização. Dentre os quais destaco:

1. Conhecer a missão da organização, seus projetos etc.: é o Conselho que leva adiante a missão da instituição. É ele que a representa, que garante que a missão esteja sendo seguida e lembrada o tempo todo. Cada um dos conselheiros deve tê-la na ponta da língua e exercê-la o tempo todo.
2. Participar de reuniões e vir preparado: o conselheiro é um gestor estratégico e não pode jamais estar despreparado para as reuniões. Deve conhecer todos os detalhes da organização para tomar as melhores decisões.
3. Participar de pelo menos um comitê: os Conselhos podem – e até devem – se subdividir em comitês internos, como Comitê Financeiro, Comitê de Captação de Recursos etc. Isso permite aos membros se estruturarem para organizar da melhor maneira a sua participação, e depois levar os temas mais bem preparados para as reuniões gerais.
4. Observar o ambiente: conselheiros devem ter uma visão estratégica e saber o que está acontecendo no setor, na área de atuação da organização, com os funcionários, entre outros aspectos. Observar bem o ambiente permite tomar as melhores decisões quando elas se fizerem necessárias.
5. Divulgar a organização: sim, os conselheiros têm obrigação de promover a organização da qual fazem parte, e são, na verdade, os primeiros que devem fazê-lo. Não podem se esconder, ter vergonha do cargo que atuam ou não o exercer ativamente perante a sociedade.
6. Propor candidatos para o Conselho: a renovação do Conselho passa, naturalmente, pelo próprio órgão, e os atuais conselheiros têm responsabilidade direta sobre quem vai substituí-los – uma boa escolha garante a continuidade da gestão e do planejamento.
7. Fazer uma doação anual: sim, os conselheiros têm que doar. Não é só liderar a gestão e conduzir a organização, mas também ajudar em sua sustentabilidade financeira. O exemplo para isso começa de cima, começa a partir dos conselheiros.
8. Identificar e cultivar doadores potenciais: além de doar, os conselheiros também têm a responsabilidade de trazer novos doadores, de nutrir relações que impulsionarão a organização no futuro. Ocupando o cargo mais alto da instituição, o conselheiro tem responsabilidade direta no seu financiamento.
9. Pedir doações: além de doar e cultivar relações, o Conselheiro também pede doações. O trabalho de pedir não é só do captador de recursos ou da equipe de captação; sem o apoio direto do Conselho nessa função, ela nunca será plenamente realizada. Conselheiros não devem ter vergonha de pedir doações; pelo contrário, se ele não pede doação para sua organização, não doa ou não traz doadores, está fazendo algo errado.
10. Participar de eventos especiais: por fim, os conselheiros também participam de eventos especiais, representando as organizações que dirigem. O conselheiro deve levar o nome da organização adiante, e tem que representá-la muito bem.

Não há exatamente uma fórmula única (ou "mágica") para construir um bom Conselho, mas existem pontos de atenção que devem ser observados com cuidado, como:

• Defina as necessidades de sua organização.
• Avalie as forças dos membros atuais do Conselho, bem como dos potenciais candidatos.
• Alcance um equilíbrio entre os perfis esperados.
• Respeite os papéis de cada membro no Conselho.
• Crie uma "descrição do trabalho do conselheiro" (Board Job Description) e a entregue aos conselheiros; eles devem conhecê-la.
• Deixe as expectativas claras para todos que participarão do Conselho, e também para a equipe da organização.
• Crie um manual do Conselho.
• Desenhe uma sessão formal de orientação – sim, nós fazemos "educação de conselheiros".
• Dê treinamento em gestão para os conselheiros.
• Implemente autoavaliações de grupo e individuais – conselheiros não são "senhores absolutos" e devem ter seu desempenho avaliado periodicamente.
• Planeje reuniões eficazes; faça a atualização de informações antes da reunião e aproveite-as para os debates e as decisões mais importantes.

Outro ponto relevante é a diversificação. Conselhos devem ser compostos por indivíduos que tenham histórico, origem, formação e outras características distintas uns dos outros, de modo a garantir que haja o máximo de diversidade interna. Aliás, o pior que pode acontecer a um Conselho é ter todos os seus membros pensando exatamente o mesmo, o tempo todo.

Para se diversificar um Conselho, deve-se levar em conta as seguintes características dos seus membros:

• idade;
• gênero;
• capacidade econômica;
• profissão;
• expectativa;
• recursos (tempo, dinheiro, contatos, conhecimento) ;
• etnicidade;
• experiência.

Com tudo isso, de forma geral, a organização estará bem encaminhada para começar a construir seu Conselho Deliberativo (ou de Administração).

Reforço, por fim, a importância da governança para a gestão adequada das organizações da sociedade civil. Sem uma boa estrutura, um bom Conselho, papéis bem definidos, perde- -se muito tempo com bobagem, com problemas menores de gestão. A organização deve priorizar sua causa; existimos por ela, atuamos por ela e captamos pela causa. Ela é nossa prioridade, e uma gestão bem feita, com a casa em ordem, garante que ela continuará sendo.