Escrituração e documentação contábil: nem tudo é nota fiscal

Segundo a Lei 10.406/2002 (Novo Código Civil), art. 1.179 ,

“O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico”. Adicionalmente, o artigo 27 da Lei Complementar 123 de 2006 em conjunto com a resolução 10 do Comitê Gestor do Simples Nacional deixa claro inclusive a obrigação de apresentação da escrituração contábil pelas empresas optantes pelo SIMPLES NACIONAL.

Assim, o primeiro ponto a ser observado é que todo e qualquer tipo de empresa, independentemente de sua personalidade jurídica, de seu porte ou de sua condição tributária, é obrigada a manter escrituração contábil regular. A exceção, é o MICRO EMPREENDEDOR INDIVIDUAL (MEI), que é dispensado da escrituração contábil em função de suas características pessoais de trabalho e pela relevância de suas operações.

Seguindo a legislação federal, o Conselho Federal de Contabilidade (CFC), através da NBC ITG 2000, estabeleceu a obrigatoriedade de contabilidade formalizada para todas as empresas, inclusive do para entidades do terceiro setor, independente de porte, natureza e da complexidade de suas operações. 
Obviamente que a norma para escrituração contábil começa ressaltando que toda entidade deve realizar sua escrituração contábil com observância aos princípios de contabilidade sendo que o detalhamento da escrituração vai depender da necessidade dos usuários da informação, sendo que, a princípio, o detalhamento deve ser diretamente proporcional à complexidade das operações da entidade e dos requisitos de informação a ela aplicáveis, NÃO prevendo por si só um padrão a ser seguido (o padrão pode depender de órgãos que regulamentam as atividades das entidades como: ANS, BACEN, SUSEP, CVM entre outros).

Mas o ponto que passa quase que imperceptível, e que sempre destacados sua importância para os responsáveis pela contabilidade das organizações, é sobre o tipo e qualidade da documentação contábil. Nesse sentido, a norma do CFC ressalta que a escrituração deve ser com base em documentos de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos contábeis.

Destacamos o item “e” da norma acima mencionada o qual exige a necessidade de apresentação de documentação suporte para os lançamentos contábeis. A contabilidade deve estar fundamentada em documento hábil, idôneo e que represente a realidade dos fatos ocorridos (verdadeiros).
Além disso, o CFC determina que os registros contábeis devem minimamente conter o número de identificação do lançamento em ordem sequencial relacionado ao respectivo documento de origem externa, interna ou de outra evidência com base em elemento comprobatório, preservando a terminologia que expresse a ESSÊNCIA SOBRE A FORMA, com base na NBC TG 00.

Assim fica evidente que a norma contábil que trata da escrituração contábil (NBC ITG 2000) determina claramente a necessidade e relevância que toda e qualquer transação registrada da contabilidade seja suportada por documentação hábil. Contudo, em nenhum momento é determinado o tipo de documento permitido ou proibido para comprovar os registros contábeis.

Dessa forma, outros documentos formais, além de documentos fiscais, tais como atas de reunião, recibos, relatórios internos podem e devem ser utilizados como forma de comprovação da escrituração contábil desde que atendam as características essenciais da documentação contábil, a saber:

• que comprova os fatos que originam lançamentos na escrituração da entidade e compreende todos os documentos, livros, papéis, registros e outras peças, de origem interna ou externa, que apoiam ou componham a escrituração; e
• hábil quando revestida das características intrínsecas ou extrínsecas essenciais, definidas na legislação, na técnica-contábil ou aceitas pelos “usos e costumes”.

Enfim, notas e cupons fiscais são importantes documentos para comprovação dos registros contábeis, mas não são os únicos instrumentos de documentação contábil. Até porque a contabilidade tem que representar a realidade econômica da entidade e para isso deve-se aplicar essência sobre a forma, registrando todos os fatos ocorridos mesmo que para isso se utilizado outros documentos que não a Nota Fiscal.