De quem é a responsabilidade pela apresentação e divulgação da contabilidade de forma adequada, suficiente, completa, segura, com transparência e credibilidade para os stakeholders? A resposta inicial parece fácil: do contador. Mas, será?
Fomos estudar as leis e as normas para buscar a fundamentação necessária para responder à questão que não quer se calar neste momento.
A primeira análise está na responsabilização pela gestão dos negócios. O Código Civil deixa clara a responsabilidade do administrador/gestor sobre os seus atos praticados, e ainda, o implica na indenização, em caso de geração de prejuízos ao negócio. A luz acesa com a leitura do artigo 866 traz para a discussão imediata a responsabilidade do administrador na condução diligente, com competência e seriedade, das operações e dos negócios da organização, sobre a pena de ter de ressarcir os prejuízos causados aos interessados pela informação e pelos resultados do negócio, os “famosos” stakeholders.
Mais à frente, nos artigos 927, 1011, 1016, e 1017, o legislador fala inclusive da obrigação do administrador/gestor de ressarcir os stakeholders no caso de prática de ato ilícito na gestão dos negócios. Aqui se vê a preocupação explícita do legislador com a idoneidade do administrador/gestor e com as práticas de operações pautadas na ética, na honestidade e no caráter da direção na condução dos negócios.
O Código Civil ainda especifica a responsabilidade do administrador/gestor no caso de uso indevido do negócio e das operações com objetivos particulares e para os interesses próprios, sinalizando também a obrigação de ressarcir o prejudicado no caso de enriquecimento alheio.
Na Seção III, destaca-se que o administrador/gestor é quem deve apresentar anualmente (ao fim de cada exercício) o Inventário, o Balanço Patrimonial e a Demonstração de Resultados do Período. Nesse sentido, fica explícita a responsabilidade do administrador pela apresentação das demonstrações contábeis no Código Civil. Inclusive é de praxe que o administrador seja o o primeiro a assinar os documentos contábeis, responsabilizando-se, assim, pelas informações com o contador.
É importante abrir um parêntese na discussão sobre responsabilização das informações contábeis para destacar que o artigo 970 do Código Civil exclui da obrigação de apresentação de contabilidade formal somente o empresário rural e o microempresário, aos quais é assegurado o tratamento diferenciado e simplificado (como nos casos de MEI – Micro Empreendedor Individual). Ou seja, para a maioria esmagadora dos negócios formais (empresas, entidades, organizações, ou qual seja o nome), é obrigatória a apresentação formal de contabilidade.
A responsabilidade do administrador de empresas de médio e grande porte é amplamente divulgada e facilmente digerida pelos gestores, principalmente após a promulgação da Lei das Sociedades Anônimas - 6404/76. Na seção IV, o legislador explicita os deveres, responsabilidades e, inclusive, o dever de diligência dos administradores. Os artigos 154 a 159 descrevem que o administrador deve agir no interesse da organização e satisfazer o interesse público e social da companhia, além de vedar o uso da gestão para os próprios interesses ou de outros além dos de stakeholders e da organização, permitindo responsabilizar os administradores pelos prejuízos decorrentes de atos irregulares e ao patrimônio. Destacam, ainda, a necessidade de comunicar as informações importantes para os stakeholders e de evidenciar tudo o que pode interessar a eles.
O próprio Conselho Federal de Contabilidade (CFC), que regulamenta a profissão do contador, sentiu necessidade de deixar claro, até para os gestores de organizações de pequenos negócios, a responsabilidade desses administradores e a limitação da atividade do contador na apresentação formal da contabilidade de forma isolada.
Para tanto, o CFC redigiu legislação própria para pequenas organizações em que destaca as responsabilidades dos administradores e limita a atuação dos contadores, uma vez que, neste tamanho de negócio, o administrator geralmente é o próprio sócio (proprietário). O contador depende de informações que são geradas e disponibilizadas pela administração dessas organizações para a realização tempestiva e uniforme da escrituração contábil e a consequente elaboração da contabilidade, mesmo nas microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP).
Nessa legislação, o CFC define a necessidade de uma Carta de Representação, nos mesmos moldes já apresentados por médias e grandes organizações, e define que esse documento deva ser anexado ao Livro Diário, de forma a dar robustez ao cumprimento da obrigação acessória, que tem por objetivo salvaguardar o profissional da contabilidade sobre sua responsabilidade pela realização da escrituração contábil. Assim, a legislação visa segregar e distinguir as responsabilidades do contador daquelas da administração da organização, sobretudo no que se refere à manutenção dos controles internos e ao acesso às informações.
Esta carta de responsabilidade do gestor destaca pontos importantes, exigindo que o administrador declare ser o real responsável pela gestão, controles internos, processos e desempenho da organização. Além disso, ele também deve declarar:
• que é o responsável pela organização e pela gestão
• que os controles internos adotados pela empresa são de responsabilidade da administração e estão adequados ao tipo de atividade e volume de transações;
• que não realizou nenhum tipo de operação que possa ser considerada ilegal, frente à legislação vigente;
• que todos os documentos que gerou e recebeu dos fornecedores estão revestidos de total idoneidade;
• que os estoques registrados em conta própria foram avaliados, contados e levantados fisicamente e perfazem a realidade do período encerrado em <>;
• que as informações registradas no sistema de gestão e controle interno, denominado <>, são controladas e validadas com documentação suporte adequada, sendo de inteira responsabilidade do administrado todo o conteúdo do banco de dados e arquivos eletrônicos gerados;
• que não tem conhecimento de quaisquer fatos ocorridos no período base que possam afetar as demonstrações contábeis ou que as afetam até a data desta carta ou, ainda, que possam afetar a continuidade das operações da empresa;
• que não houve: fraude envolvendo administração ou empregados em cargos de responsabilidade ou confiança; fraude envolvendo terceiros que poderiam ter efeito material nas demonstrações contábeis; violação ou possíveis violações de leis, normas ou regulamentos cujos efeitos deveriam ser considerados para divulgação nas demonstrações contábeis, ou mesmo dar origem ao registro de provisão para contingências passivas.
Fizemos questão de destacar a Carta de Responsabilidade para as pequenas organizações, já que para as médias e grandes operações, principalmente para empresas auditadas, este documento é mais amplamente divulgado.
Seguindo a estrada de responsabilidades, de prestação de contas e divulgação de informação fidedigna, com ética, transparência e acurácia, destacamos que é imprescindível que o gestor atue com Sistema de Informação (ideal um Sistema Integrado de Gestão Empresarial informatizado – ERP), que forneça com segurança informações úteis, tempestivas e de qualidade para que o contador possa elaborar a contabilidade com segurança e confiabilidade.
Ou seja, para se ter uma boa informação contábil, que assegure a lisura dos atos administrativos e financeiros, é preciso lidar com a Tecnologia da Informação (TI) como ferramenta para melhorar o tempo e a qualidade dos atos e fatos praticados no dia a dia das organizações que, na sequência, serão integrados e transformados em fatos contábeis para a geração das demonstrações contábeis de forma confiável e segura.
O que queremos dizer ao vincular a informação contábil com a TI é que o ambiente de responsabilidade, assegurabilidade, auditabilidade, consistência e tempestividade na geração de informações contábeis é de responsabilidade do gestor/administrador. Isso também incentiva a evolução do ambiente tecnológico dentro das organizações, e por isso deve estar no foco dos gestores.
Outro benefício da tecnologia para a contabilidade está no atendimento às demandas de informações fiscais, as chamadas obrigações acessórias. Nesse sentido, a correta parametrização dos Sistemas e Integração com a Contabilidade facilita substancialmente a geração de arquivos eletrônicos com conteúdo e forma requeridos pelo governo, em especial para o grande volume de obrigações demandadas após a implantação do projeto Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
Não é possível administrar e gerir as informações com o atual ambiente de complexidade e de responsabilidade real dos gestores e dos contadores das organizações (sem que elas passem por um processo de “automatização e integração” de suas rotinas e tarefas, seja na esfera comercial, operacional, administrativa ou contábil.
O administrador deve ter um contador profissional, atualizado, dinâmico, ético, conhecedor do segmento de atuação e com total engajamento com a organização. É necessário se envolver com os gestores e entender os sistemas das organizações, com o objetivo de produzir a informação contábil com o nível de qualidade exigida, no prazo requerido e de forma transparente e confiável.
