Planejamento para tecnologia

Planejar o uso das tecnologias da instituição é mais uma ferramenta de gestão que leva à eficiência das ações

As organizações sem fins lucrativos estão reconhecendo cada vez mais como a tecnologia pode ajudá-las a trabalhar de maneira mais inteligente, ampliar seus objetivos e, finalmente, obter mais resultados. Para preencher a lacuna entre o reconhecimento e a ação, no entanto, são necessários recursos para:

• Adquirir a tecnologia
• Implementá-la na organização
• Mantê-la em funcionamento
• Treinar a equipe para o uso adequado.

Mas, se a organização for como a grande maioria no Terceiro Setor, estes recursos provavelmente não estão prontamente à mão. Felizmente, existem as pequenas maravilhas chamadas doações! Antes de inciarmos o processo de captação de recursos, no entanto, temos de considerar as sugestões a seguir. Elas, provavelmente, podem poupar um tempo considerável e necessitar de menos esforço.

1. Planejamento em Primeiro Lugar

Um dos maiores erros cometidos na busca por doações de tecnologia está em preparar uma proposta antes de engajar-se em um cuidadoso processo de planejamento de tecnologia. Um sólido plano (que deveria ser integrado ao esforço de planejamento estratégico da organização) irá garantir uma correspondência entre as iniciativas de tecnologia que a organização propõe e de que mais precisa para avançar em sua missão. Às vezes, o resultado de um processo de planejamento de tecnologia é a percepção de que o que a organização realmente precisa não é uma nova tecnologia, mas mudanças em seus processos de organização de trabalho, diferentes alocações de tempo da equipe ou uso mais eficiente das tecnologias que já possui. O planejamento pode ajudar a estabelecer prioridades, quando (muito provável) a organização não pode executar todas as atividades de uma só vez.
Além de ser um seguro contra uma proposta que é desnecessária ou equivocada, um plano de tecnologia é cada vez mais algo que financiadores esperam ver incluídos em um projeto de captação de recursos. Tal fato reflete a apreciação do conceito dos projetos de tecnologia que não estão ancorados na missão e nas prioridades da organização.
Depois de saber quais recomendações básicas de tecnologia se encaixam na sua organização, deve-se analisar e revisar o plano com a equipe. Isso acabará por definir e preparar o cenário e facilitar seus esforços de planejamento de tecnologia.

2. Público-Alvo

Escolha um alvo adequado e alinhado à causa de sua organização. Embora um número crescente de fundações, empresas, governos e doadores compreendam os benefícios que a tecnologia pode trazer para entidades sem fins lucrativos, alguns ainda descartam os subsídios relacionados a ela. Mas, antes de a organização mudar seu ponto de vista, deve olhar mais de perto. Existe alguma menção nas orientações para doações sobre “capacitar” ou “melhorar a eficácia organizacional”?
Em caso positivo, se o doador especifica melhorias no processo interno da organização para realizar uma doação, a entidade solicitante pode explicar sua situação em termos de capacitação. Pode comentar de maneira convincente sobre o valor de sua missão, e como sua forma atual de trabalho pode limitar a sua capacidade. Somente após esta fase, explique como uma solução de tecnologia poderia ajudar.

3. Focando na Missão

Concentre sua proposta em sua missão, não em máquinas. Ao escrever o projeto, se você observar que está informando o problema em termos de ausência de alguma solução tecnológica, pare.
Para ilustrar: digamos que você faça parte de uma equipe de serviços lutando com o problema da manutenção de registros. A falta de um sistema de gerenciamento de banco de dados não é o problema, mas sim não poder prestar serviços que necessitam de cuidado, atenção e proatividade. Em outras palavras, você não consegue realizar plenamente a sua missão em função de seu atual sistema pesado de manutenção de registros em papel.
Só depois de fazer uma apresentação sobre seu real problema com foco na missão é que sua proposta de solução tecnológica deve entrar na discussão. Quando você finalmente apresentar a tecnologia, mantenha seu texto em linguagem acessível. Não fique preso a aspectos técnicos, como “Windows 2000 Advanced Server, 256 MB de RAM, 1 MB L2 Cache, GuardianPro firewall.
Reserve tais detalhes, embora importantes, para um apêndice.
Em vez disso, dê ao leitor um retrato de como a solução vai mudar a forma e melhorar as funções da organização. Se um banco de dados de gerenciamento de casos é a solução proposta por seu grupo, dirija o leitor para uma experiência de um cliente hipotético, na sua interação com a organização, antes e depois da solução implantada. Mais uma vez, colocar a ênfase em melhorias no atendimento e valorizar a missão são mais importantes do que falar dos equipamentos. É preciso dar a devida atenção ao desenvolvimento pessoal, que sempre acompanha iniciativas tecnológicas, investir uma quantia adequada para o projeto pessoal inicial e continuar o treinamento. Caso contrário, a nova tecnologia pode não ser estabelecida.

4. Objetivos Claros

Seja inteligente na definição de seus objetivos. Como em qualquer proposta de financiamento, as metas que você estipular em um pedido de tecnologia devem ser específicas, mensuráveis, atingíveis e relevantes. Utilizando critérios inteligentes, você pode garantir que os objetivos que estabelece são alcançáveis e, sobretudo, capazes de serem avaliados. Um objetivo que é específico, é claro e estreito. “Mover registros atuais que estão em papel para o banco de dados de gerenciamento” é um objetivo específico. “Melhorar a manutenção de registros da organização” é excessivamente amplo.
Uma meta é mensurável quando o progresso em direção a ela pode ser quantificado. “Tornar-se mais eficiente na nova gestão de cliente” é muito vago. Um objetivo possível é aquele que, embora possa ser ampliado, possui uma perspectiva realista de chegada: “A implementação do sistema de CRM dentro de nossa própria organização”. Porém, “Unir o sistema de CRM aos bancos de dados de todas as organizações parceiras do governo” pode ser excessivamente ambicioso.
Uma meta relevante é a que tem uma relação lógica com o problema identificado. Se o seu desafio é um sistema de manutenção de registros antiquados, “implementar o banco de dados” é um objetivo relevante. Mas, “reformular o site da organização” não é. Resista à tentação de transformar sua proposta em uma lista de desejos de tecnologia all-inclusive.

5. Avaliação Devida

Financiadores fazem doações pois querem ter um impacto positivo sobre uma causa que acham importante. A avaliação de sua proposta é o momento no qual você explica como vai determinar o impacto realizado, ou, em outras palavras, se a concessão valeu a pena.
Muitos escritores da concessão lutam com a seção de avaliação. Mas se o tempo é investido em desenvolvimento, um plano de avaliação irá fluir facilmente, pois os objetivos claros e mensuráveis foram alcançados.
Um número crescente de financiadores quer ver a avaliação ao longo da vida do projeto, em vez de tê-la guardado para o fim. Essa é a chamada avaliação “formativa”. No final do projeto, o seu financiador provavelmente vai querer uma avaliação “somativa”. Neste ponto, tente olhar além de seus objetivos e avaliar o benefício da missão do projeto global de sua organização. Se, por exemplo, você introduziu o banco de dados, como tem melhorado a qualidade do atendimento e os resultados para os clientes? Chegar à resposta pode envolver comentários, entrevistas, grupos focais ou questionários. Além dessas dicas, não se esqueça das regras usuais de escrita para o sucesso, evitando jargões e siglas, utilizando letra legível e não deixando espaços em branco.

Prós e contras de recursos de TI

Depois de identificar que tipo de especialização tecnológica uma organização está procurando, será preciso descobrir como contratar funcionários para essa atividade. Usar a tabela abaixo pode ser uma alternativa para comparar os benefícios e preocupações em relação ao uso de pessoal não remunerado e equipe paga, bem como a utilização de mão de obra terceirizada versus equipe de TI própria organização.