Sistemas De Informações Gerenciais

Investindo na sustentabilidade das instituições do Terceiro Setor

Vivemos, nos dias atuais, um ambiente de instabilidade marcado por incerteza, competitividade e complexidade, o qual demanda dos gestores o aprimoramento contínuo de seus sistemas de controles gerenciais e estratégicos, para garantir a sustentabilidade econômica de suas organizações, mesmo não tendo fins lucrativos. Por isso, é fundamental que os recursos de instituições do Terceiro Setor sejam corretamente empregados no cumprimento de seus objetivos institucionais de forma segura, sem perdas, desperdícios ou desvios, além da transparência necessária das suas operações.

Nesse contexto, essas instituições precisam investir fortemente em estratégias gerenciais que agreguem valor e, ao mesmo tempo, segurança para a organização, além de permitir aos gerentes dos diversos níveis a tomada de decisões operacionais pertinentes à sua esfera de responsabilidade, com segurança e assertividade, considerando os recursos e as competências disponíveis, a transparência e a credibilidade.

Diante disso, o controle interno apresenta-se como a ferramenta que organiza e integra os procedimentos e os processos das instituições, com o objetivo de minimizar riscos, proteger o patrimônio, dar efetividade às informações e garantir a implementação das estratégias e das operações que os gestores desenharam em seus pensamentos e orientações estratégicas. Dessa maneira, têm-se os controles internos como a base dos procedimentos de controladoria e de governança corporativa das instituições¹.

Esse controle necessita ser detalhado e específico para cada tipo de instituição, variando conforme suas atividades, ambientes, riscos, operações e necessidades de informação, comunicação e monitoramento. Entretanto, independentemente das diversas possibilidades de diferenciação entre uma entidade e outra, um desenho completo e objetivo para o acompanhamento das operações é imprescindível para uma gestão eficiente e eficaz da instituição, servindo como um plano estendido de garantia das operações.

Os controles internos podem ser divididos em:

• Operacionais: relacionados ao alcance dos objetivos da entidade.
• Contábeis: acerca da veracidade e fidedignidade das informações e dos registros da contabilidade.
• Normativos: associados à observância da regulamentação pertinente a cada instituição, ou seja, ao cumprimento das normas internas.

Para a gestão contábil, os controles internos são definidos como o conjunto de recursos, métodos, procedimentos e processos adotados, com a finalidade de:

• salvaguardar os ativos e assegurar a veracidade dos componentes patrimoniais;
• dar conformidade ao registro contábil em relação ao ato correspondente;
• propiciar a obtenção de informação oportuna e adequada;
• estimular adesão às normas e às diretrizes fixadas;
• contribuir para a promoção da eficiência operacional da entidade; e
• auxiliar na prevenção de práticas ineficientes e antieconômicas, erros, fraudes, malversação, abusos, desvios e outras inadequações².

A importância dos controles internos também fica evidente nos trabalhos de revisão e de auditoria das informações contábeis, nos quais a avaliação dos controles da instituição é a parte fundamental do planejamento e da execução dos trabalhos, sendo necessária para analisar a efetividade operacional da instituição na prevenção, detecção e correção de distorções relevantes que poderiam de alguma maneira influenciar a opinião dos usuários interessados nas informações dos demonstrativos contábeis daquela instituição (que são derivadas do seu sistema de controle interno). Por isso, podemos perceber que as instituições que passam por procedimentos de auditoria recorrentes têm sido naturalmente forçadas a aprimorar os seus controles internos e a melhorar a qualidade informacional dos seus demonstrativos contábeis.

Em nossa experiência nos trabalhos desenvolvidos no Terceiro Setor, podemos elencar as principais dificuldades encontradas nessas instituições – e pelos gestores – no desenho e na implantação de seus controles internos contábeis:

1. normas e procedimentos formalizados e atualizados que permitem uniformizar e dar continuidade a algumas decisões técnicas e critérios estabelecidos nas políticas institucionais;
2. organograma funcional formalizado e atualizado representando sua estrutura formal;
3. fluxograma de operações formalizadas e atualizadas que demonstram a sequência operacional do desenvolvimento de um processo que caracterize o trabalho que está sendo feito, o tempo necessário para sua realização, a distância percorrida pelos documentos, quem está desenvolvendo o trabalho e como ele flui entre os participantes do processo;
4. controles de atas de reunião e formalização de decisões importantes de diretorias e de conselhos;
5. controles de fluxos de caixa das operações pretéritas financeiras;
6. projeções para operações futuras de caixa com previsão de recebimentos e desembolsos para análise antecipada de determinados cenários;
7. controles e conciliações de operações bancárias;
8. controles orçamentários para acompanhamento das estratégias organizacionais e controle tático;
9. controles financeiros e operacionais de projetos, parcerias e outros programas de forma individualizada e segregada das demais atividades das instituições;
10. controles relacionados aos recebíveis individualizados, principalmente no tocante às perdas esperadas com resultado de acontecimentos futuros com títulos e créditos de liquidação duvidosa;
11. controle de estoques adequados com informações precisas, sobretudo para os departamentos de compra e de venda;
12. controle patrimonial para gerenciamento de todo o patrimônio do empreendimento;
13. controle de provisões para contingências trabalhistas, cíveis e fiscais que representam riscos financeiros;
14. controles internos necessários para a aplicação das Normas Contábeis Brasileiras atualizadas e alinhadas com as Normas Internacionais de Contabilidade;
15. controle das atividades e financeiro de acordo com a segregação das atividades, com os programas, com a finalidade e com o objetivo institucional;
16. controles de tributos, principalmente de atividades e normas para requerimento de isenções e imunidades;
17. controles de sanções legais ou regulamentares, perdas financeiras ou mesmo perdas reputacionais decorrentes da falta de cumprimento de disposições legais, regulamentares, códigos de conduta etc.

Assim, a aplicação do controle interno, ferramenta de gestão organizacional, somente é possível por meio do entendimento dos sistemas gerenciais e procedimentos internos. Nesse sentido, apesar de cada instituição poder utilizar seu próprio sistema de controle interno, todas devem possuir os mesmos objetivos: eficiência operacional, segurança, confiabilidade e transparência das informações. A busca pelo aprimoramento contínuo e o desenvolvimento do ambiente gerencial devem ser a meta dos gestores para a sustentabilidade organizacional e, consequentemente, econômica das instituições.

Portanto, podemos concluir que esse investimento contínuo em aprimoramento nos controles internos e nos sistemas de controles gerenciais é indispensável para o desenvolvimento e até mesmo para a sobrevivência das instituições no Terceiro Setor.

¹Segundo o Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGG), governança corporativa é o sistema pelo qual as sociedades são dirigidas e monitoradas, envolvendo os relacionamentos entre acionistas/cotistas, conselho de administração, diretoria, auditoria e conselho fi scal.

²Resolução n.º 1.135/2008 do Conselho Federal de Contabilidade (CFC).