Sentida nos últimos dois anos, principalmente a partir do início de 2015, com o agravamento da crise econômica brasileira, a queda no volume de doações às organizações do Terceiro Setor — assunto de capa da edição passada de Revista Filantropia — tem levado os gestores a buscar alternativas para recapitalizar o caixa das entidades.
Afinal, qualquer redução na entrada de dinheiro é altamente prejudicial para a manutenção dos atendimentos. A Associação de Assistência à Criança Deficiente (AACD) que o diga. No último trimestre de 2015, a queda de 30% das doações levou a organização não governamental a transferir 300 pacientes das unidades de Campo Grande e de Santana, zonas sul e norte de São Paulo, respectivamente, para as unidades do Ibirapuera e da Mooca.
Para reverter o estrago provocado pela recessão, as instituições sociais têm refeito planejamentos e buscado intensificar as doações com a realização de eventos beneficentes ou que tenham caráter informativo sobre o lançamento de novos projetos ou prestação de contas.
Independentemente da área, o mais importante é realizar um bom planejamento, e a falta de um é o principal erro. Isso faz com que entre em cena o maior inimigo de qualquer evento: o improviso. Quando você aperta o start e o evento começa, não há retorno; não dá para pedir desculpas e reiniciar. Do início ao fim, tudo tem de ser planejado e acompanhado minuciosamente de perto. Infelizmente, a maior parte dos organizadores não se preocupa com isso. “Fazer um checklist rico em detalhes, que possa antever o evento como um todo, é fundamental”, argumenta o cerimonialista e produtor de eventos Synésio Júnior, da SGJ Produções Artísticas.
Segundo o especialista, o tradicional “jeitinho brasileiro”, que não cabe mais nos dias de hoje, também não serve para o Terceiro Setor, cuja seriedade da missão e dos objetivos das organizações — cada vez mais profissionalizadas — não admite improvisos.
“O erro acaba se destacando, por mais que outros itens estejam perfeitos. Sempre digo que produzir um evento, não importa o tamanho, é costurar uma enorme colcha de retalhos ou montar um quebra-cabeça. Ou seja, todas as peças devem se encaixar com perfeição. Surpresa é muito legal, mas apenas para quem participa do evento; jamais para que o organiza”, salienta.
Com mais de 40 anos de experiência na organização de eventos, Synésio explica que não há um cerimonial padronizado, específico para empresas ou organizações sociais. O que se faz, de acordo com ele, é adaptar para empresas e ONGs o Cerimonial Público Oficial, regulamentado pelo Decreto n.º 70.274, de 9 de março de 1972.
“O cerimonial não é frescura como muitos supõem, pelo contrário. Ele determina a ordem hierárquica evitando, por exemplo, os ‘papagaios de pirata’, e administra vaidades, uma das maiores dores de cabeça quando se organiza um evento”, exemplifica.
Basicamente, gestores que ainda insistem em promover eventos fora dos padrões profissionais e longe das expectativas de quem vai investir em uma causa social terão muitas dificuldades em atingir seus objetivos.
“Talvez a coisa mais importante seja compreender com clareza o porquê de realizar o evento. O que eu quero com ele? Para que finalidade será feito? A partir daí, pensar nos objetivos, compreender o público adequado e o que ele espera do evento e da organização, e o que a organização espera do público. Para que isso ocorra, o que é preciso fazer? Com essa reflexão antes de pensar em como será o evento, as chances de ter resultados positivos melhoram muito”, afirma a jornalista Fabiana Dias, fundadora e executiva da consultoria MaisArgumento.
Há quase 20 anos atuando com negócios sociais e organizações, como a Associação Brasileira de Assistência às Famílias de Crianças Portadoras de Câncer e Hemopatias (Abrace), a Fundação Julita e o Hospital Sírio-Libanês, a comunicadora sugere aos gestores que são necessários, no mínimo, três meses de antecedência entre o início das divulgações e a realização do evento.
“É só uma referência, porque é preciso ter o tempo suficiente para produzir, divulgar e ter os recursos para fazer o evento. Em geral, os maiores eventos promovidos para ONGs são preparados com um ano de antecedência, principalmente para ter certeza de que haverá verba suficiente para sua organização”, esclarece Fabiana.
Os principais equívocos na organização de um evento para comunicar projetos sociais têm a ver com a falta de adequação e coerência. Segundo Fabiana, se a razão do evento, por exemplo, consiste em aumentar o valor investido por atuais parceiros, é necessário pensar em um evento para esse grupo, ou seja, naquilo que os atrai de verdade, os melhores lugares, datas e horários.
“Talvez o que realmente os atraia seja uma aula sobre um tema filosófico com uma pessoa bem especial, mais do que assistir a uma apresentação musical. Talvez o único horário possível em uma agenda apertada seja um café da manhã de uma hora e meia de duração, e não uma tarde inteira de atividades. Ainda pensando em adequação, não faça convites nem dê presentes exagerados e caros. Se você ganhou tudo, deixe isso bem claro”, alerta Fabiana.
De acordo com a empresária, também não se deve desperdiçar recursos nem oportunidades. “Fazer um evento de arrecadação e ter vergonha de pedir? Fazer um evento de mobilização e não falar da causa? São coisas que não podem acontecer”.
Outro grande erro, destaca Fabiana, é não permitir que os parceiros e patrocinadores criem esse evento com você para que também possam construir valor para eles.
“Esses são erros do planejamento, mas também há os erros da operação: subestimar convidados e não ter como receber ou servir a todos; espaços muito grandes sem garantia de presença e que ficam vazios dão um ar de evento que não deu certo; deixar de checar fornecedores e as coisas não chegarem ou não funcionarem bem no dia; deixar de agradecer apoiadores e pessoas presentes ou, mesmo, dar mais valor a um do que a outro; esquecer-se de, logo depois do evento, já criar alguma condição para que a pessoa possa colaborar, como mandar uma carta agradecendo e dizendo como ela pode colaborar; e deixar de conferir quem veio ao evento e de pegar seus contatos”, lista.
Além de apresentar o projeto social aos possíveis fomentadores, a entrega de algum tipo de brinde alusivo à causa durante o evento organizado pela organização social é também uma forma positiva de divulgação e interação com o público.
“É muito bom ter o brinde como um registro de memória daquela experiência. Para decidir o mais adequado, é preciso pensar como será o evento, e possivelmente qual será a memória mais marcante conforme o projetado. Essa reflexão dará pistas do que escolher como brinde ou de como embalar e etiquetar algum objeto, mesmo que ele seja bem comum, como um chocolate”, recomenda Fabiana.
De acordo com a jornalista, é preciso pensar em um brinde que de fato seja útil para aquele público. “Por exemplo, dar agenda para executivos talvez não funcione muito, porque eles costumam ter agendas super-refinadas, ou a agenda comum costuma ficar com a secretária, ou eles nem usam mais agenda em papel. Então, a função de manter a memória ficaria perdida”, ressalta Fabiana.
Para a profissional, as experiências sensoriais sempre ajudam, como uma caixinha com um doce servido na festa, ou um aromatizador de ambiente com uma fragrância marcante dada no evento, ou até um gel para aliviar a musculatura se o evento tiver sido uma corrida.
“Entretanto é preciso ter cuidado para não desperdiçar dinheiro e gastar com um brinde que não será usado depois. E também não exagerar no valor do presente, porque as pessoas pensam inevitavelmente no gasto realizado pela organização. Afinal, por que se está gastando tanto dinheiro se esse é o recurso de que ela precisa para manter suas atividades?”, observa a comunicadora.
Além de longa, a trajetória da organização de um evento é, muitas vezes, cheia de pedras no caminho, como desentendimentos entre membros da equipe e falta de uma liderança que arregimente todos à sua volta e comande o processo. Problemas assim devem ser resolvidos no início, ou se espalharão como erva daninha.
“Um plano existe para ser seguido, evidentemente com ajustes, mas que devem ser justificados. Não se pode colocar a reputação de toda uma organização em risco por causa do trabalho malfeito de uma pessoa”, frisa a jornalista Fabiana Dias, reforçando a ideia de que é sempre preciso existir um líder completamente imbuído das razões, dos objetivos e das metas daquele evento. Como líder, este deve manter as pessoas conectadas com o propósito daquele acontecimento. Isso minimiza os problemas.
Localizado em Curitiba (PR), o hospital pediátrico Pequeno Príncipe reforça a necessidade de realizar eventos como uma possibilidade de captação, de ampliação da rede de apoiadores e de mobilização da causa.
Afinal, a entidade oferece 32 especialidades de média e alta complexidades e 370 leitos, dos quais 60 são de unidade de tratamento intensivo (UTI), e coloca à disposição 70% da sua capacidade de atendimento para o Sistema Único de Saúde (SUS). Em média, segundo pesquisa da Federação das Santas Casas de Misericórdia e Hospitais Beneficentes do Estado do Paraná (Femipa), para cada R$ 100 gastos, o SUS paga apenas R$ 65.
“Por isso, sempre definimos uma meta de arrecadação e cuidamos muito para que os custos sejam previstos da forma mais precisa possível, para evitar prejuízo. Outro aspecto importante é determinar antecipadamente a aplicação do recurso, que pode ser um diferencial para a sensibilização. Sem a captação de recursos, o déficit não seria superado”, ilustra Ety Cristina Forte Carneiro, diretora-executiva da organização.
A gestora argumenta que promover eventos é uma poderosa ferramenta de mobilização social, com a qual as organizações do Terceiro Setor podem, além de captar recursos, sensibilizar pessoas e empresas que tenham afinidade com suas causas sociais, ampliando a rede de apoiadores. “Os eventos são uma possibilidade de captação, de ampliação da nossa rede de apoiadores e de mobilização para a nossa causa”, explica Ety Cristina.
O Hospital Pequeno Príncipe, por exemplo, promove dois eventos voltados a reforçar as ações de captação. O primeiro é a Risoada, uma “feijoada temperada com um show de humor”, como descreve a executiva. É uma oportunidade de participação de pessoas físicas e apoiadores de pequenas empresas. O segundo consiste no Gala Pequeno Príncipe. Apadrinhado pelo chef Claude Troisgros, mobiliza chefs de diferentes partes do mundo, aliando alta gastronomia à causa social.
“Todos os eventos precisam ter um objetivo claro e, com base nele, definimos a melhor estratégia para engajar o público-alvo; precisam ser definidos os melhores formato e porte. Por isso, promovemos diversas atividades ao longo do ano para públicos variados. Assim, conseguimos mobilizar diferentes segmentos da sociedade. Buscamos sempre criar uma tradição, incluindo o evento no nosso calendário e fidelizando os participantes”, comenta a diretora-executiva da organização.
Mostrar aos apoiadores os resultados das ações empreendidas e como se investe o dinheiro doado é essencial para criar e reforçar os vínculos com a entidade. “Promovemos eventos segmentados, como a Festa dos Transplantados, que celebra a vida e tem como foco a causa. Já na Noite do Bem, uma vez por ano, reunimos apoiadores do setor de onco-hematologia do hospital, que ouvem depoimentos sobre as atividades realizadas com as doações e os resultados atingidos”, afirma Ety Cristina.
Fonte: Fabiana Dias, da MaisArgumento
Links: www.aacd.org.br | pequenoprincipe.org.br | maisargumento.com.br | www.sgjproducoes.com.br
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