Promover eventos – em especial aqueles voltados à alta sociedade – é uma das maneiras mais atraentes e eficazes encontradas pelas entidades do Terceiro Setor para manter o funcionamento de suas ações
Independentemente da causa defendida ou do porte da entidade, um dos principais objetivos (e maiores desafios) das instituições do Terceiro Setor é dispor de capital suficiente para manter suas atividades e seus projetos em andamento. Contudo, diversas vezes, esses recursos não estão disponíveis no momento em que mais se precisa deles.
Para tentar fugir dessa limitação de recursos (humanos, materiais e financeiros, principalmente), muitas entidades recorrem à realização de eventos como meio de mobilizar os recursos necessários à continuidade de suas atividades.
Bazares beneficentes, bingos, chás da tarde, entre outras tantas possibilidades, são as modalidades mais comuns. No entanto, existe um nicho que ainda é pouco explorado no Brasil: os eventos voltados à alta sociedade.
Enquanto a grande maioria das instituições do Terceiro Setor demanda recursos de fontes tradicionais, como governo ou projetos de geração de renda, um grupo ainda pequeno de entidades encontrou nos eventos direcionados à alta sociedade uma maneira interessante de captação que auxilia, também, na divulgação da entidade e de suas ações.
Esses eventos visam reunir pessoas de elevado poder aquisitivo e, evidentemente, aquelas que estão dispostas a colocar a mão no bolso para fazer algo por aqueles que, por alguma razão, não tiverem as mesmas oportunidades na vida.
No entanto, não basta apenas ter disposição e boa vontade para organizar um evento. É preciso planejar cautelosamente cada passo desse projeto, desde os objetivos da ação até quem será o público-alvo.
Entidades sociais de grande porte geralmente contam com o auxílio de uma equipe ou empresa especializada em organização de eventos. No entanto, isso ainda não é uma realidade para a maioria das instituições do Terceiro Setor brasileiro.
Pensando mais especificamente nestas últimas, a Revista Filantropia preparou uma série de dicas com o objetivo de orientar o processo da organização de um evento. Mais adiante, veremos como agir no caso de eventos para a alta sociedade.
Como mencionado anteriormente, hoje em dia organizar um evento beneficente é uma boa alternativa para instituições arrecadarem recursos financeiros e, assim, ajudar a manter suas atividades, ajudando a quem precisa. Porém, é fundamental ter cuidado para planejar um evento adequadamente.
Organizar uma atividade deste porte é um processo que requer muito planejamento. Muito mesmo.
Este é o momento em que a entidade deve definir o que pretende com o evento, solicitar orçamentos, verificar datas e horários, fazer a seleção e a reserva do local onde o evento ocorrerá, fazer a coordenação do transporte e do estacionamento, entre tantas outras etapas.
“O primeiro passo é montar uma equipe que esteja disposta a ajudar e fazer acontecer o evento”, afirma Natalia Vasca, da Eventioz, plataforma on-line de gerenciamento de eventos. “É preciso fazer uma reunião, juntar as ideias de todos os envolvidos, criar um cronograma de ações e planejar os detalhes para evitar imprevistos”, lembra.
Natalia destaca ainda que é importante estar atento aos orçamentos e possíveis despesas. “É primordial lembrar que o foco principal de um evento beneficente é arrecadar fundos, portanto, faça um orçamento de custos preciso, calcule corretamente o que você necessita, crie planilhas com todos os gastos e receitas para a produção do evento e gerencie bem o valor investido”.
A seguir, apresentaremos um passo a passo simplificado, indicando as principais etapas a serem seguidas.
Especialistas em organização de eventos sociais afirmam que todo evento deve ser visto sob três aspectos: arrecadação de fundos, divulgação da organização e aproximação de pessoas-chave para trabalhos futuros.
Ao promover um evento focado na alta sociedade, é essencial que se tenha em mente esses aspectos, pois, se bem trabalhado, o evento pode render resultados bastante positivos em todos eles.
Trabalhar com um público tão específico quanto este demanda uma série de cuidados, como:
Em 2013, a Associação de Pais e Amigos de Excepcionais (Apae-SP) promoveu a 6ª edição de seu leilão de vinhos. O evento, que contou com a presença de cerca de 500 empresários e personalidades que apoiam a causa, reuniu rótulos diferenciados e reverenciados que foram leiloados para arrecadar recursos aos projetos da instituição, que beneficiam milhares de pessoas com deficiência mental.
Trata-se de uma receita importante para a manutenção de seus projetos. A Apae arrecadou nos anos de 2011 e 2012, com os leilões de vinhos, R$ 2,5 milhões. Em 2013, a associação conseguiu angariar R$ 1 milhão, com a venda de 64 lotes, com mais de 120 garrafas. Entre os vinhos leiloados estavam: o francês Petrus (1993), que alcançou o montante de R$ 17 mil; Château de Rothschild (1976) e Château Cheval Blanc (1961), além de raridades como Vega Sicilia e Château Lafite Rothschild.
“Com o resultado do 6º Leilão, pretendemos investir na Cozinha Especial, que desenvolve alimentos especiais para pessoas com doenças metabólicas, e no Serviço de Qualificação e Inclusão Profissional da Organização”, explica Cássio Clemente, idealizador do evento e diretor-presidente da APAE-SP. “É uma honra realizar este evento voltado para que ações de prevenção e inclusão social da pessoa com Deficiência Intelectual sejam concretizadas”.
Há alguns anos, a Make-A-Wish Brasil realiza seu jantar de gala. Durante o evento, que na edição de 2013 contou com a participação de Rodrigo Faro e Tiago Abravanel, foram leiloados itens como viagens, gourmet, produtos e “experiências extraordinárias”. Com o montante arrecado, a fundação pôde tornar real 150 sonhos.
Outra iniciativa bem sucedida é Les Chefs & Décors, promovido pelo Projeto Velho Amigo e que já faz parte do calendário da alta sociedade paulistana. O evento reúne os mais requisitados decoradores da capital, com seus espaços criados exclusivamente para receber os quitutes e iguarias de aclamados chefs de São Paulo. O evento conta com a harmonização das especialidades servidas com as melhores safras de vinhos. Toda a verba arrecadada é integralmente revertida às casas de longa permanência credenciadas
no Projeto.
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