O exercício do cargo de secretário em uma organização religiosa ou associação beneficente é de grande importância e relevância à sua organização jurídica. Ao secretário, além de outras competências previstas no Estatuto, compete fazer o expediente da correspondência epistolar, avisos, circulares, lavrar a ata da Assembleia Geral, das reuniões da diretoria, entre outras; cuidar do Livro ou Fichas de Registro de Membros ou Associados e Listagens de Membros; e manter em ordem todos os serviços próprios e peculiares da secretaria.
Qualquer imprecisão na lavratura de atas pode ocasionar efetivos prejuízos, podendo causar penalidades, multas e outras consequências. Estas podem levar a entidade, por meio de seus dirigentes, a sofrer uma série de procedimentos administrativos e ações judiciais.
As organizações religiosas e as associações beneficentes devem ter efetivo controle sobre admissão, demissão e exclusão de membros e associados, as quais devem ser revestidas de ato jurídico perfeito. O ato jurídico perfeito será comprovado pelo atendimento de todas as normas legais vigentes à época da admissão, a demissão e a exclusão de associados.
A entidade deverá ser organizada e estruturada em conformidade com a Constituição Federal, com o Código Civil Brasileiro e com a legislação que for aplicável, enfim, ao estrito cumprimento de seu Estatuto organizacional ou associativo. O Estatuto é a constituição da organização religiosa ou da associação, e deverá ser analisado como a norma maior que disciplinará a admissão, demissão e exclusão de membros e de associados.
Para interpretar com maior precisão e rigorismo jurídico o espírito do Código Civil, basta uma leitura atenta ao art. 54, inciso II, do Código Civil Brasileiro. Este artigo estabelece, sob a pena de nulidade, que o Estatuto das associações deverá conter os requisitos quanto à admissão, demissão e exclusão de seus membros e de seus associados. Portanto, para se admitir, demitir e excluir associados e, consequentemente, os membros, tanto a associação como a organização deverão observar rigorosamente as normas estatutárias. E, para se comprovar juridicamente o cumprimento do Estatuto da organização religiosa ou da associação deverá ser realizada a ata de admissão, exclusão de membros de associado por meio de ata do órgão competente, ou seja, da Diretoria, do Conselho, da Assembleia Geral ou de outro órgão constante do Estatuto Organizacional ou Associativo.
A Ata desse órgão deverá ser levada para registro no competente Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas, no qual o Estatuto Organizacional ou Associativo está registrado.
Vale destacar que as Organizações Religiosas da Igreja Católica Apostólica Romana deverão, quando da admissão ou exclusão de membros, observar os cânones do Código de Direito Canônico e do direito próprio do Instituto de Vida Consagrada, se tratar de Ordem, ou Congregação ou Companhia. Também, as Organizações Religiosas integrantes de outras Igrejas deverão observar o seu próprio direito religioso.
O art. 57 do Código Civil Brasileiro dispõe que a exclusão de associado só é admissível havendo justa causa, e se assim for reconhecida em procedimento que lhe assegure o direito de defesa e de recurso, nos termos previstos no Estatuto. As provas do procedimento de exclusão de associados e de membros devem ser comprovadas de forma inequívoca. O princípio que norteia esta disposição tem como suporte constitucional o art. 5º. LV da Constituição Federal. Ainda, em havendo falecimento de membro ou associado, a Entidade deverá consignar em ata o seu falecimento, dando assim “baixa” em seu número componente de organização religiosa ou associação. O número de membros e associados é sumamente importante para a apuração e determinação do “quórum” legal em Assembleia Geral, Conselho Deliberativo, Conselho Geral ou qualquer outro órgão. Este número será comprovado através de auditoria em Livro ou Registro de Membros ou Associados e por meio das atas de admissão, demissão e exclusão de membros e associados.
Qualquer decisão da Assembleia Geral, do Conselho Geral ou qualquer outro órgão previsto no Estatuto exigirá a comprovação de “quórum”, previsto em Estatuto e comprovado pelo número de membros ou associados. Portanto, qualquer entidade deverá ter controle adequado e eficiente de seus membros ou associados, a fim de atender a validade de seus atos jurídicos praticados e referendados pela Assembleia Geral ou por órgão equivalente.
O controle de membros ou associados é de suma importância tendo em vista a comprovação do “quórum” de seus membros à realização e aprovação de atos praticados de gestão administrativa da Entidade Beneficente pela sua Assembleia Geral ou órgão equivalente.
A Entidade deverá possuir o “Livro ou Ficha de Registro de Membros ou Associados”. Este “Livro ou Ficha” deverá ser previamente registrado e rubricado pelo Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas da Comarca onde a Entidade Beneficente tiver sua sede e no mesmo Cartório onde o Estatuto Social foi registrado. Nesse “Livro ou Ficha de Associados” deverá ser anotado o ato jurídico de admissão, demissão e exclusão de membros ou associados.
Em conclusão, a Entidade para não ter qualquer aborrecimento e questionamento jurídico futuro, inclusive quanto ações judiciais sob o argumento de nulidade de atos administrativos praticados, deverá ter a prudência em ter uma efetiva organização jurídica e administrativa, em especial quanto aos seus membros e associados.
