As Organizações Religiosas, Associações e Fundações comprovam sua gestão e administração por meio dos fatos administrativos, das demonstrações contábeis, dos órgãos volitivos, deliberativos e executivos constantes de seu estatuto associativo, congregacional e fundacional.
De plano deixa-se claro e evidente que o fato de ser uma Organização Religiosa, como Igreja, Instituto de Vida Consagrada e outras, faz com que a mesma seja vista, analisada e fiscalizada como se fosse uma pessoa jurídica empresarial.
Na realidade, qualquer entidade, seja Organização Religiosa, associação ou fundação, deve ser gerida e administrada como se fosse uma empresa.
A comprovação de sua gestão se faz pelos seus resultados econômicos, financeiros, patrimoniais, pelas suas demonstrações contábeis, por seus relatórios e tudo o que pode ser aferido, verificado e comprovado por seus documentos contábeis, enfim, pelos atos administrativos que devem estar consignados em ata.
A Organização Religiosa com maior rigor deve ser administrada de forma exemplar, com toda a transparência em seus atos, tendo em vista os fundamentos religiosos e morais que norteiam sua existência.
Para que a Organização Religiosa possa efetivamente comprovar idoneidade e transparência em sua gestão, é importantíssimo que a mesma realize auditoria em sua contabilidade com a certificação por empresa de auditoria independente.
O que entender por auditoria? Silvio Aparecido Crepaldi, em seu livro Auditoria Contábil, (2ª edição, Editora Atlas, 2002) apresenta o seguinte conceito de auditoria: “De forma bastante simples, pode-se definir auditoria como o levantamento, estudo e avaliação sistemática das transações, procedimentos, operações, rotinas e das demonstrações financeiras de uma entidade. A auditoria compreende o exame de documentos, livros e registros, inspeções e obtenção de informações e confirmações, internas e externas, relacionados com o controle do patrimônio, objetivando mensurar a exatidão desses registros e das demonstrações contábeis deles decorrente. Consiste em controlar as áreas-chave nas empresas a fim de evitar situações que propiciem fraudes, desfalques e subornos, por meio de testes regulares nos controles internos específicos de cada organização”.
Constata-se que a auditoria é um mecanismo de permanente avaliação dos controles internos, da qualidade da informação contábil e do aprimoramento da gestão.
Entende-se que os órgãos da Organização Religiosa devem efetivamente acompanhar e fiscalizar sua gestão, pois se trata de entidade criada e fundamentada em princípios religiosos que sempre objetivam um ideário de vida, de promoção do ser humano e de sua transcendência numa visão de Deus ou de um ser Superior.
Os membros de uma Organização Religiosa devem ter sempre um cuidado especial com a administração de bens, direitos e obrigações da instituição.
O patrimônio, os recursos e os desembolsos financeiros das organizações religiosas são de propriedade do povo. O povo ajuda a Organização Religiosa com suas contribuições e doações ao atendimento de sua missão. Em vista da responsabilidade eclesial e social, os recursos precisam ser bem administrados e contabilizados. Os recursos da Organização Religiosa, bem como todos os fatos contábeis decorrentes, devem ser registrados contabilmente de forma clara e segregada.
Nos livros de contabilidade são registrados os fatos contábeis, que são descritos por meio de lançamentos técnicos pelos quais é possível acompanhar a vida econômica, financeira e patrimonial da entidade. Os livros de contabilidade devem ser escriturados por profissionais da contabilidade devidamente registrados no Conselho Regional de Contabilidade (CRC). Os livros contábeis devem ser encadernados, com a numeração tipográfica de suas páginas, e devidamente assinados por esses profissionais. Nesses livros a escrituração deve obedecer às normas emanadas do Conselho Federal de Contabilidade (CFC). O livro mais importante de contabilidade é o “Livro Diário”. O livro mais exigido pela fiscalização, e não menos importante, é o “Livro Razão”. Esses livros devem ser registrados anualmente após o encerramento do exercício fiscal.
As atas se constituem num conjunto de documentos narradores de acontecimentos ocorridos em uma entidade. É sem dúvida alguma um instrumento jurídico que comprova a gestão jurídica de uma organização. Qualquer ato que modifique, aumente ou reduza o patrimônio de uma entidade deve ter seu suporte jurídico por meio de ata.
Por princípio, toda e qualquer ata de uma entidade beneficente deve ser registrada no mesmo Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas onde a entidade tem seu estatuto social registrado. Entretanto, na vida prática, as entidades procedem ao registro de apenas algumas atas, em especial daquelas que tratam e registram as mutações patrimoniais, os valores econômicos ou de ônus patrimoniais expressivos, ou quando há valores que podem comprometer o seu patrimônio ou, ainda, a compra e a venda de bens imóveis.
Enfim, na realidade, as entidades avaliam se a ata está consignando em seu corpo e histórico mutações patrimoniais, econômicas, financeiras e jurídicas, levando-as para registro em conformidade com sua importância.
Deve ficar esclarecido que tantos quantos forem os órgãos da entidade, tantos serão os Livros de Atas. A entidade deve possuir, separadamente, um livro de ata para cada órgão: Livro de Atas das Assembleias Gerais; Livro de Atas das Reuniões da Diretoria; Livro de Atas do Conselho p/Assuntos Econômicos e Fiscais (CAEF), etc.
As atas podem ser processadas por sistema eletrônico, devendo a instituição mantê-las em ordem, de forma cronológica (dia, mês e ano), e em conformidade com o órgão a que se refira.
As atas feitas por processamento de dados podem ser encadernadas por período e se constituir em “Livro de Atas” daquele órgão e daquele período.
É importante destacar que em Organização Religiosa não existe associado, mas sim “membro”.
Toda Organização Religiosa deve possuir o “Livro ou Fichas de Registro de Membros”. Este livro deve ser previamente registrado e rubricado pelo Registro Civil de Pessoas Jurídicas.
O procedimento de inscrição de membros no livro em questão deve ser realizado em conformidade com as disposições contidas no estatuto organizacional.
Portanto, a inscrição ou a baixa de membro em tal livro se dá após a lavratura de ata de admissão, demissão ou exclusão.
